Was kostet eine Gründung? Gebühren, Stammkapital und Nebenkosten
Wer gründet, rechnet meist mit dem Stammkapital, aber selten mit allem, was sonst noch dazukommt: Notar, Handelsregister, Gewerbeamt, Versicherungen, Software. Viele dieser Posten werden erst sichtbar, wenn die Gründung schon läuft. Gerade dann können ungeplante Kosten unangenehm werden. Dieser Überblick zeigt, welche Kosten anfallen, welche davon Pflicht sind und wo Sie Spielraum haben.
Inhaltsverzeichnis
Kurzüberblick
Die Kosten einer Gründung bestehen nicht nur aus dem Stammkapital. Je nach Rechtsform fallen gesetzlich vorgeschriebene Gebühren an, hinzu kommen oft weitere Ausgaben, die viele Gründer:innen anfangs unterschätzen.
- Pflichtkosten sind vor allem die Notarkosten nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG), die Handelsregistergebühren und bei gewerblicher Tätigkeit die Gewerbeanmeldung.
- Das Stammkapital gehört zum Vermögen der Gesellschaft und ist keine Gründungsgebühr.
- Die Höhe der Pflichtkosten hängt unter anderem von der Rechtsform und der Gestaltung des Gesellschaftsvertrags ab.
- Weitere Kosten, etwa für Steuerberatung, Geschäftsadresse oder Software, entstehen je nach Geschäftsmodell.
- Nach der Gründung kommen laufende Ausgaben hinzu, zum Beispiel für Buchhaltung, Versicherungen und Kammerbeiträge.
Die vier Kostenblöcke einer Gründung
Gründungskosten lassen sich gut sortieren, wenn man sie in vier Blöcke aufteilt:
- Pflichtkosten: Notarkosten, Handelsregistergebühren und bei gewerblicher Tätigkeit die Gewerbeanmeldung.
- Kapital: das Stammkapital bei UG, GmbH oder das Grundkapital bei der AG. Es bleibt im Unternehmen und ist keine Ausgabe.
- Praktische Nebenkosten: Steuerberatung, Geschäftsadresse, Website, Software, Versicherungen und Geschäftskonto. Nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis regelmäßig nötig.
- Laufende Kosten: Kammerbeiträge, Berufsgenossenschaft, Buchhaltung, Kontoführung und Softwarelizenzen ab dem ersten Tag.
Wer diese vier Blöcke früh durchgeht, vermeidet die typische Situation, dass kurz nach der Gründung Rechnungen eintreffen, mit denen niemand gerechnet hat.
Gesetzliche Pflichtkosten
Notarkosten
Die Kosten für notarielle Beurkundungen ergeben sich aus dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Die Gebühren werden nach gesetzlichen Vorgaben berechnet, eine individuelle Preisgestaltung findet nicht statt. Für vergleichbare notarielle Leistungen gelten daher dieselben Berechnungsgrundlagen, egal bei welchem Notariat Sie gründen. Die konkrete Höhe hängt aber vom Einzelfall ab, etwa vom Stammkapital, der Zahl der Gesellschafter:innen und dem Umfang der erforderlichen Erklärungen. Den Hauptteil machen die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags oder Musterprotokolls und die Anmeldung zum Handelsregister aus.
Handelsregistergebühren
Für die Eintragung einer Kapitalgesellschaft in das Handelsregister fallen gerichtliche Gebühren an. Die konkrete Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Eintragungsverfahren und der Rechtsform. Als grobe Orientierung können Kapitalgesellschaften mit einem niedrigen dreistelligen Betrag rechnen.
Gewerbeanmeldung
Die Gebühren für die Gewerbeanmeldung legt die jeweilige Kommune fest. Meist liegen sie im niedrigen zweistelligen Bereich, etwa zwischen 20 und 60 Euro. Erlaubnispflichtige Tätigkeiten, zum Beispiel im Handwerk oder in der Gastronomie, können zusätzliche Gebühren auslösen.
Eine wichtige Abgrenzung: Freiberufler:innen müssen in der Regel kein Gewerbe anmelden, sondern zeigen ihre Tätigkeit beim Finanzamt an. Ob eine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich ist, entscheidet im Zweifel das Finanzamt.
Stammkapital: Kapital, keine Ausgabe
Das Stammkapital wird oft als Kostenfaktor missverstanden. Tatsächlich ist es keine Gebühr und keine Zahlung an Notar oder Registergericht. Es wird der Gesellschaft zur Verfügung gestellt, üblicherweise durch Einzahlung auf ein Konto der Gesellschaft, und gehört anschließend zum Gesellschaftsvermögen. Die Gesellschafter:innen erhalten dafür ihre Geschäftsanteile. Die Gesellschaft kann das Kapital für betriebliche Zwecke nutzen, etwa für Anschaffungen oder laufende Ausgaben. Gleichzeitig gelten die Kapitalerhaltungsregeln: Das Stammkapital ist Gesellschaftsvermögen und keine private Reserve der Gesellschafter:innen.
GmbH
Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro. Bei einer Bargründung müssen vor der Anmeldung zum Handelsregister auf jeden übernommenen Geschäftsanteil mindestens ein Viertel seines Nennbetrags eingezahlt sein, insgesamt mindestens 12.500 Euro. Die Verpflichtung zur Zahlung des noch ausstehenden Betrags bleibt bestehen. Die Grundlage dafür ist § 7 Abs. 2 GmbHG.
UG (haftungsbeschränkt)
Rechtlich ist eine UG ab einem Euro Stammkapital möglich. Praktisch ist das selten sinnvoll. Schon Notar, Registergericht, Geschäftskonto, erste Software oder Beratungskosten können das Kapital sofort übersteigen. Wer zu knapp startet, riskiert sehr früh Liquiditätsprobleme. Planen Sie das Stammkapital deshalb nicht nach dem gesetzlichen Minimum, sondern nach dem, was Ihr Geschäft in den ersten Monaten tatsächlich braucht.
Bei der UG muss das festgelegte Stammkapital vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein, Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Zusätzlich ist nach § 5a Abs. 3 GmbHG in der Jahresbilanz eine gesetzliche Rücklage zu bilden, in die ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses einzustellen ist.
Einzelunternehmen
Einzelunternehmer:innen benötigen kein gesetzliches Mindestkapital. Ausreichend finanzielle Mittel für Investitionen und laufende Ausgaben sollten trotzdem eingeplant werden, denn die Rechnungen der ersten Monate kommen unabhängig von der Rechtsform.
Kostenunterschiede zwischen den Rechtsformen
Wie viel die Gründung insgesamt kostet, hängt stark von der gewählten Rechtsform und vom Gestaltungsbedarf ab. Einen großen Einfluss hat dabei die Wahl zwischen Musterprotokoll und individuellem Gesellschaftsvertrag: Das Musterprotokoll kann bei einfachen Gründungen Kosten sparen, ist aber nur für bestimmte Standardfälle mit bis zu drei Gesellschafter:innen und einer Geschäftsführung geeignet. Wer Regelungen zu Stimmrechten, Anteilsübertragungen, Abfindung, Nachfolge oder besonderen Gesellschafterpflichten braucht, benötigt meist einen individuellen Gesellschaftsvertrag. Welche Rechtsform zu Ihrem Vorhaben passt, beleuchtet der Beitrag zur Rechtsformwahl ausführlicher.
| Rechtsform | Mindestkapital | Notar und Handelsregister | Typische Pflichtkosten | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|
| Einzelunternehmen | kein Mindestkapital | in der Regel nicht erforderlich | meist nur Gewerbeanmeldung, etwa 20 bis 60 Euro | Freiberufler:innen zeigen ihre Tätigkeit beim Finanzamt an und benötigen in der Regel keine Gewerbeanmeldung. |
| UG (haftungsbeschränkt) | ab 1 Euro, praktisch deutlich höher sinnvoll | erforderlich | mit Musterprotokoll meist mehrere hundert Euro, mit individuellem Gesellschaftsvertrag entsprechend höher | gesetzliche Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG |
| GmbH | 25.000 Euro, bei Bargründung vor der Anmeldung mindestens 12.500 Euro | erforderlich | regelmäßig höher als bei einer UG, abhängig von Stammkapital und Gestaltung des Gesellschaftsvertrags | breite Anerkennung im Geschäftsverkehr |
Alle Beträge sind grobe Orientierungswerte. Gemeint sind jeweils die reinen Gründungsgebühren: Notar, Handelsregister und gegebenenfalls Gewerbeanmeldung, zuzüglich möglicher Auslagen und Umsatzsteuer. Nicht enthalten sind das Stammkapital, die Steuerberatung, das Geschäftskonto und laufende Software. Die konkrete Höhe ergibt sich aus dem GNotKG und hängt vom Einzelfall ab, etwa von der Höhe des Stammkapitals, der Zahl der Gesellschafter:innen und dem Umfang der Unterlagen.
Weitere einmalige Kosten der Gründung
Neben den Pflichtgebühren entstehen Kosten, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, im Rahmen einer ordnungsgemäßen Gründung aber regelmäßig anfallen. Typische Posten sind:
- Gebühren für eine Geschäftsadresse oder ein digitales Office, häufig etwa 30 bis 90 Euro pro Monat.
- Kosten für die steuerliche Erstberatung. Kapitalgesellschaften benötigen zudem regelmäßig eine Eröffnungsbilanz, deren Erstellung in der Praxis meist zur steuerlichen Beratung gehört.
- Ausgaben für Domain, Hosting und eine grundlegende Website.
- Investitionen in Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme.
Wie hoch diese Ausgaben ausfallen, hängt vom Geschäftsmodell ab. Wer sie früh einplant, vermeidet Engpässe in den ersten Wochen. Mehr zur Geschäftsadresse lesen Sie im Beitrag zur Gründung mit digitalem Office.
Laufende Kosten ab dem ersten Tag
Mit der Eintragung beginnt der laufende Betrieb, und mit ihm kommen wiederkehrende Kosten, die in vielen Finanzplanungen fehlen:
- Beiträge zur Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer (HWK). Ob und in welcher Höhe Beiträge anfallen, hängt von Tätigkeit, Kammerzugehörigkeit und den jeweiligen Beitragsordnungen ab.
- Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft. Ob und welche Beiträge anfallen, hängt von Branche, Beschäftigten und der Satzung der jeweiligen Berufsgenossenschaft ab.
- Betriebliche Versicherungen, etwa Betriebshaftpflicht oder eine D&O-Versicherung für die Geschäftsführung.
- Laufende Steuerberatungskosten für Buchhaltung und Jahresabschluss.
- Gebühren für das Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware.
Ein strukturierter Überblick über diese Positionen erleichtert die Finanzplanung und hilft, Engpässe zu vermeiden, bevor sie entstehen.
Die Gründung einer Aktiengesellschaft ist mit den höchsten Anforderungen verbunden:
- Stammkapital: mindestens 50.000 Euro, bei Bargründung mindestens ein Viertel (12.500 Euro) einzuzahlen
- Gesamtkosten deutlich höher als bei einer GmbH aufgrund komplexerer gesetzlicher Vorgaben Einzelunternehmen zählen zu den kostengünstigsten Gründungsformen, da keine notarielle Beurkundung erforderlich ist und geringere laufende Kosten entstehen.
Typische Kostenfallen nach der Gründung
Viele Gründer:innen merken erst nach dem Notartermin, wie viele kleinere Kosten parallel anlaufen: Registergebühren, Geschäftskonto, steuerliche Erfassung, Software, vielleicht eine Geschäftsadresse. Keine dieser Positionen ist für sich genommen überraschend hoch. Zusammen können sie aber genau in der Phase drücken, in der noch keine Einnahmen fließen. Diese Punkte werden besonders oft übersehen:
- ein zu niedriges UG-Stammkapital, das schon durch die Gründungskosten weitgehend aufgebraucht wird
- nicht eingeplante Kosten für die steuerliche Erstberatung und die Eröffnungsbilanz
- laufende Gebühren für die Geschäftsadresse oder das digitale Office
- Kammerbeiträge und die Meldung bei der Berufsgenossenschaft
- Software-Abos, die sich über das Jahr summieren
- zusätzliche Gebühren bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten
- Nachträge oder weitere Beurkundungstermine durch unklare Satzungswünsche
Wer die wichtigsten Eckpunkte vor dem Notartermin geklärt hat, vermeidet häufig Rückfragen, Nachträge oder weitere Termine. Dazu gehören die Zahl der Gesellschafter:innen, die Höhe des Stammkapitals, der Unternehmensgegenstand und die Frage, ob das Musterprotokoll genügt. Auch die zügige Einzahlung der Einlage nach der Beurkundung hilft, Verzögerungen bei der Handelsregistereintragung zu vermeiden.
Kosten klären, bevor sie entstehen
Viele Kostenfragen lassen sich vor der Gründung mit wenigen Antworten klären: Welche Rechtsform passt, ob das Musterprotokoll genügt oder ein individueller Gesellschaftsvertrag sinnvoll ist, und wie hoch das Stammkapital angesetzt werden sollte. Viele dieser Punkte können im Gespräch mit dem Notar eingeordnet werden, soweit sie den notariellen Ablauf, den Gesellschaftsvertrag und die Handelsregisteranmeldung betreffen. Das Notariat ordnet die voraussichtlichen Gebühren nach dem GNotKG vorab ein und begleitet die Beurkundung, die Gestaltung des Gesellschaftsvertrags und die Anmeldung zum Handelsregister. Fragen zur steuerlichen Behandlung der Kosten klären Sie am besten parallel mit Ihrer Steuerberatung.
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Häufige Fragen zu den Gründungskosten
Bei Kapitalgesellschaften sind das die Notarkosten und die Handelsregistergebühren, bei gewerblicher Tätigkeit zusätzlich die Gebühren für die Gewerbeanmeldung. Freiberufliche Tätigkeiten werden stattdessen beim Finanzamt angezeigt. Alle weiteren Posten hängen vom Geschäftsmodell ab.
Die Gebühren orientieren sich am Geschäftswert und damit in der Regel am Stammkapital. Eine UG mit geringem Kapital verursacht deshalb meist niedrigere Notargebühren als eine GmbH mit 25.000 Euro Stammkapital.
Häufig ja, weil das Musterprotokoll Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem vereinfachten Dokument bündelt. Es eignet sich aber nur für Standardfälle. Wer individuelle Regelungen braucht, fährt mit einem eigenen Gesellschaftsvertrag oft besser.
Das hängt vom Geschäftsmodell ab. Sinnvoll ist eine Reserve für Notar, Register, Gewerbeanmeldung, Steuerberatung, Geschäftskonto, Software und die ersten laufenden Kosten, gerade für die Monate, in denen noch keine Einnahmen fließen.
Es gehört der Gesellschaft und kann für betriebliche Zwecke genutzt werden. Es ist aber keine private Reserve der Gesellschafter:innen und unterliegt den Kapitalerhaltungsregeln.
Das kann möglich sein, wenn der Gründungsaufwand im Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll ausdrücklich und der Höhe nach angemessen geregelt ist. Ohne eine solche Regelung sollten Gründer:innen nicht einfach davon ausgehen, dass sämtliche Gründungskosten aus dem Gesellschaftsvermögen getragen werden können. Die passende Gestaltung gehört in die Beratung zum Gesellschaftsvertrag beim Notar.
Gründungskosten können in vielen Fällen steuerlich berücksichtigt werden. Wie das im Einzelfall aussieht und welche Belege dafür nötig sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Wer das Stammkapital nicht in Geld, sondern in Sachwerten einbringt, muss mit zusätzlichem Aufwand rechnen, etwa für die Bewertung und Dokumentation der eingebrachten Gegenstände. Sachgründungen sind dadurch in der Regel teurer und aufwendiger als Bargründungen. Bei der UG sind Sacheinlagen ausgeschlossen.
Farbod ★ ★ ★ ★ ★
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Mit realistischen Zahlen in die Gründung starten
Die Pflichtkosten einer Gründung sind gut planbar. Eine realistische Kostenübersicht hilft dabei, Nebenkosten früh zu berücksichtigen und die nächsten Schritte sicher vorzubereiten. Vertiefende Informationen finden Sie auch in unseren Beiträgen zur Geschäftsidee und Selbstständigkeit sowie zum Aufbau einer Gesellschaft.
Wenn Sie eine UG oder GmbH gründen möchten, unterstützt der Notar bei der Vorbereitung der Gründungsunterlagen und der Anmeldung zum Handelsregister.
