Vertretungsregelung der Geschäftsführer: Einzelvertretung oder Gesamtvertretung?
Sie gründen zu zweit oder zu dritt und stehen plötzlich vor einer Frage, die im Gründungstrubel leicht untergeht: Wer darf eigentlich Verträge unterschreiben, wenn das Unternehmen erst einmal läuft? Darf jeder allein handeln, oder müssen immer mehrere gemeinsam unterschreiben? Die Frage klingt zunächst technisch, entscheidet im Alltag aber darüber, wie schnell Verträge geschlossen werden können und wie viel gegenseitige Kontrolle vorgesehen ist.
Inhaltsverzeichnis
Kurzübersicht:
Wer Ihre GmbH oder UG nach außen vertreten darf, legen Sie bereits bei der Gründung fest. Diese Punkte sollten Sie kennen, bevor Sie zum Notartermin kommen:
- Die Vertretungsregelung bestimmt vor allem, ob ein Geschäftsführer allein handeln darf oder ob mehrere Vertretungsberechtigte gemeinsam mitwirken müssen.
- Sie wird üblicherweise im Gesellschaftsvertrag festgelegt und im Handelsregister veröffentlicht. Das gesetzliche Musterprotokoll sieht nur einen Geschäftsführer vor und lässt keine individuell abweichenden Regelungen zu.
- Einzelvertretung bedeutet, dass der jeweils berechtigte Geschäftsführer allein vertreten kann. Bei mehreren Geschäftsführern kann diese Befugnis je nach Gesellschaftsvertrag allen oder nur einzelnen Geschäftsführern erteilt werden. Bei Gesamtvertretung wirken mehrere gemeinsam.
- Für Geschäftspartner ist die im Handelsregister veröffentlichte Vertretungsregelung von zentraler Bedeutung. Interne Beschränkungen wie Betragsgrenzen oder Zustimmungsvorbehalte wirken gegenüber Dritten grundsätzlich nicht.
- Ein eigenes Thema ist die häufig genannte Befreiung von § 181 BGB. Sie betrifft insbesondere Fälle, in denen ein Geschäftsführer im Namen der GmbH mit sich selbst einen Vertrag schließt oder zugleich die andere Vertragspartei vertritt, und ist von Einzel- und Gesamtvertretung zu unterscheiden.
Was bedeutet Vertretung der Gesellschaft eigentlich für Sie?
Nach der Eintragung in das Handelsregister ist die GmbH oder UG eine eigenständige juristische Person mit eigenen Rechten und Pflichten. Sie kann nicht selbst unterschreiben, sondern braucht Menschen, die in ihrem Namen handeln. Das sind die Geschäftsführer.
Die Vertretungsregelung legt vor allem fest, ob ein Geschäftsführer allein handeln darf oder ob mehrere Vertretungsberechtigte gemeinsam mitwirken müssen. Welche Geschäfte intern zusätzlich einer Zustimmung bedürfen, kann gesondert im Gesellschaftsvertrag, in einer Geschäftsordnung oder durch Gesellschafterbeschlüsse geregelt werden.
Dabei werden zwei Begriffe oft gleichgesetzt, die rechtlich Verschiedenes meinen. Geschäftsführung ist die interne Leitung: das Tagesgeschäft organisieren, gesetzliche Pflichten einhalten, die Strategie umsetzen. Vertretung ist das Handeln nach außen: für die Gesellschaft rechtsverbindlich auftreten, also zum Beispiel Verträge unterschreiben. In der Praxis fällt beides häufig in einer Person zusammen, rechtlich sind es aber zwei verschiedene Ebenen.
Für Sie ist außerdem eine zweite Unterscheidung wichtig, die im Alltag oft durcheinandergerät: die zwischen Außenverhältnis und Innenverhältnis.
Für Sie ist außerdem eine zweite Unterscheidung wichtig, die im Alltag oft durcheinandergerät: die zwischen Außenverhältnis und Innenverhältnis.
- Außenverhältnis: Gegenüber Geschäftspartnern, Banken oder Behörden ist die im Handelsregister veröffentlichte Vertretungsregelung von zentraler Bedeutung. Die Vertretungsbefugnis selbst ergibt sich aus dem Gesetz, dem Gesellschaftsvertrag und wirksamen Beschlüssen. Das Handelsregister macht diese Verhältnisse nach außen erkennbar.
- Innenverhältnis: Unter den Gesellschaftern können Sie zusätzlich festlegen, wer für welchen Bereich zuständig ist oder wofür eine Zustimmung nötig ist. Hält sich ein Geschäftsführer nicht daran, kann das interne Folgen haben. Auf die Wirksamkeit eines Geschäfts nach außen wirkt sich das in der Regel nicht aus.
Das ist genau der Punkt, der viele überrascht: Eine interne Absprache, dass ein Geschäftsführer keine Verträge über 10.000 Euro allein abschließen soll, schützt Sie gegenüber einem Geschäftspartner meist nicht. Der Vertrag kann die Gesellschaft im Regelfall trotzdem wirksam binden. Deshalb lohnt es sich, die Vertretungsregelung von Anfang an bewusst zu wählen.
Der gesetzliche Ausgangspunkt steht in § 35 GmbHG: Die GmbH wird durch ihre Geschäftsführer vertreten. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, gilt grundsätzlich Gesamtvertretung, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Soll einer oder sollen mehrere Geschäftsführer die Gesellschaft allein vertreten können, braucht dies eine entsprechende Grundlage im Gesellschaftsvertrag. Häufig enthält dieser eine Öffnungsklausel, auf deren Grundlage einzelnen Geschäftsführern durch Gesellschafterbeschluss Einzelvertretungsbefugnis erteilt werden kann.
Einzelvertretung oder Gesamtvertretung: Was passt zu Ihnen?
Im Kern geht es um eine Abwägung zwischen Tempo und gegenseitiger Kontrolle. Spürbar wird die Entscheidung oft erst im Alltag: Ein Mietvertrag muss kurzfristig unterschrieben werden, die Bank verlangt eine weitere Unterschrift oder ein Geschäftsführer ist im Urlaub. Deshalb sollte die Regelung nicht nur zum Verhältnis der Gründer untereinander passen, sondern auch zu ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen.
Hilfreich ist, vorab ein paar konkrete Fragen durchzugehen: Müssen Verträge häufig kurzfristig unterschrieben werden? Sind alle Geschäftsführer regelmäßig erreichbar, auch bei Urlaub oder Krankheit? Soll ein Einzelner größere Verpflichtungen allein eingehen können? Und wie wichtig ist Ihnen eine zweite Kontrolle bei langfristigen Verträgen?
Einzelvertretung: schnell und unkompliziert
Einzelvertretung bedeutet, dass der jeweils einzelvertretungsberechtigte Geschäftsführer die Gesellschaft allein vertreten kann. Je nach Gestaltung kann diese Befugnis allen oder nur einzelnen Geschäftsführern erteilt werden. Das hält die Entscheidungswege kurz und ist praktisch, gerade wenn es schnell gehen muss oder nicht immer alle erreichbar sind. Die Kehrseite: Wer allein handeln darf, kann die Gesellschaft auch allein binden, ohne Rücksprache.
Gesamtvertretung: mehr gegenseitige Kontrolle
Gesamtvertretung bedeutet, dass mehrere Geschäftsführer gemeinsam handeln müssen. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt und enthält der Gesellschaftsvertrag keine abweichende Regelung, müssen sie grundsätzlich alle gemeinsam vertreten. Häufig sieht der Gesellschaftsvertrag stattdessen vor, dass jeweils zwei Geschäftsführer gemeinsam oder ein Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen handeln. Bei Rechtsgeschäften, für die Gesamtvertretung gilt, kann ein Geschäftsführer die Gesellschaft grundsätzlich nicht allein binden. Der Preis dafür ist mehr Abstimmung, weil für viele Erklärungen und Vertragsabschlüsse mehrere Vertretungsberechtigte mitwirken müssen.
Bei Gesamtvertretung sollten Sie auch bedenken, was bei Krankheit, längerer Abwesenheit oder dem Ausscheiden eines Geschäftsführers geschieht. Eine Regelung, die mit mehreren Personen gut funktioniert, kann bei einem personellen Ausfall vorübergehend zu Verzögerungen führen. Ob die Gesellschaft dann handlungsfähig bleibt, hängt von der konkreten Registerregelung und den verbleibenden Geschäftsführern ab.
Mischformen für mehr Flexibilität
Zwischen diesen beiden Polen gibt es Spielraum. Üblich ist etwa die Vertretung durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen. Ein Prokurist ist dabei kein Geschäftsführer, sondern erhält eine gesonderte handelsrechtliche Vertretungsmacht, die ebenfalls im Handelsregister eingetragen wird. Solche Mischformen müssen im Gesellschaftsvertrag klar vorgesehen oder auf dessen Grundlage wirksam beschlossen und im Handelsregister eingetragen werden. Ob dafür zusätzlich eine Änderung des Gesellschaftsvertrags mit notarieller Beurkundung nötig ist, hängt von der bestehenden Regelung ab.
Häufige Vertretungsmodelle im Überblick
| Modell | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Einzelvertretung | Jeder Geschäftsführer kann die Gesellschaft allein vertreten. |
| Gesamtvertretung | Zwei oder mehrere Geschäftsführer müssen gemeinsam handeln. |
| Kombination GF/GF | Zwei von mehreren Geschäftsführern vertreten gemeinsam. |
Viele Gründungsteams wählen zunächst aus praktischen Gründen die Einzelvertretung. Vor der Entscheidung lohnt es sich jedoch, auch einen kritischen Fall durchzuspielen: Was passiert, wenn ein Geschäftsführer einen langfristigen Vertrag abschließt, den die anderen nicht mittragen? Wer diese Frage vorher bespricht, wählt die Regelung meist bewusster.
Diese Formulierungen begegnen Ihnen im Handelsregister
Wer einen Handelsregisterauszug oder einen Gesellschaftsvertrag liest, stößt auf wiederkehrende Begriffe. Eine kurze Einordnung hilft, das Dokument zu verstehen:
- Allgemeine Vertretungsregelung: die Grundregel, ob Geschäftsführer einzeln oder nur gemeinsam vertreten.
- Einzelvertretung: der genannte Geschäftsführer darf allein handeln.
- Gesamtvertretung: mehrere
- Vertretungsberechtigte müssen gemeinsam mitwirken.
- Vertretung gemeinsam mit einem Prokuristen: eine zulässige Mischform, bei der ein Geschäftsführer mit einem Prokuristen zusammen handelt.
- Befreiung von § 181 BGB: erlaubt im vorgesehenen Umfang sogenannte Insichgeschäfte, dazu gleich mehr.
Was bedeutet die Befreiung von § 181 BGB?
§ 181 BGB betrifft insbesondere Fälle, in denen ein Geschäftsführer im Namen der GmbH mit sich selbst einen Vertrag schließt oder zugleich die andere Vertragspartei vertritt. Eine Befreiung kann solche Geschäfte im vorgesehenen Umfang ermöglichen. Sie ist von der Frage zu unterscheiden, ob ein Geschäftsführer allein oder nur gemeinsam vertreten darf. Wie weit eine solche Befreiung reicht, hängt von der konkreten Gestaltung ab.
Ein Beispiel aus der Praxis
Zwei Gründer starten gemeinsam eine GmbH, beide werden Geschäftsführer und beide erhalten Einzelvertretung, weil es im Alltag einfach praktischer ist. Eine Weile läuft das gut. Dann unterschreibt einer einen längerfristigen Mietvertrag für ein größeres Büro, von dem der andere erst hinterher erfährt. Nach außen ist der Vertrag grundsätzlich wirksam und bindet die Gesellschaft. Intern entsteht Streit, weil die Entscheidung eigentlich gemeinsam hätte fallen sollen.
Hätten beide Geschäftsführer nur Gesamtvertretungsbefugnis gehabt, hätte der Mietvertrag grundsätzlich die Mitwirkung beider erfordert. Ein bloßer interner Zustimmungsvorbehalt hätte dagegen vor allem interne Folgen gehabt und die Gesellschaft gegenüber dem Vermieter in der Regel nicht automatisch aus dem Vertrag gelöst. Das Beispiel zeigt: Es geht nicht um Misstrauen, sondern um Klarheit. Gerade unter Menschen, die sich gut verstehen, lohnt es sich, solche Fälle einmal vorher zu besprechen.
Was die Regelung im Geschäftsalltag bedeutet
Die Wahl wirkt sich unmittelbar auf den laufenden Betrieb aus. Sie zeigt sich weniger in der Theorie als in alltäglichen Momenten:
- Banken, Vertragspartner und Behörden können erkennen, welche Unterschriften für die Vertretung der Gesellschaft erforderlich sind.
- Bei Urlaub, Krankheit oder Abwesenheit kann eine Gesamtvertretung vorübergehend zu Verzögerungen führen, wenn nicht genügend Vertretungsberechtigte verfügbar sind.
- Verstöße gegen interne Zuständigkeiten oder Zustimmungsvorbehalte können interne Haftungsfolgen auslösen, ohne die Wirksamkeit des Geschäfts nach außen im Regelfall zu berühren.
Eine klare Regelung verhindert, dass erst beim Banktermin, bei einem Mietvertrag oder gegenüber einem wichtigen Geschäftspartner auffällt, dass eine zweite Unterschrift fehlt.
Wie der Notar Sie bei der Vertretungsregelung unterstützt
Zum Notartermin kommen die meisten mit Fragen, nicht mit fertigen Antworten. Das ist auch gut so. Der Notar erläutert die rechtlichen Möglichkeiten der Vertretung und zeigt, was die jeweilige Gestaltung für Ihren Alltag bedeutet.
Die Entscheidung selbst bleibt bei Ihnen: Die Gründer legen fest, wie viel Handlungsfähigkeit und wie viel Kontrolle sie wünschen. Der Notar vertritt dabei nicht die Interessen eines Gesellschafters gegen die anderen, sondern betreut alle Beteiligten unabhängig und unparteiisch und erläutert die rechtlichen Folgen der gewählten Gestaltung. Die Gesellschafter entscheiden grundsätzlich auch über die Bestellung der Geschäftsführer. Wie die Gesellschaft vertreten wird, ergibt sich aus dem Gesetz und dem Gesellschaftsvertrag. Soweit dieser es zulässt, können einzelne Vertretungsbefugnisse durch Gesellschafterbeschluss ausgestaltet werden.
Eine spätere Änderung ist möglich. Muss dafür der Gesellschaftsvertrag geändert werden, ist der Änderungsbeschluss notariell zu beurkunden und wird grundsätzlich erst mit der Eintragung in das Handelsregister wirksam. Lässt der bestehende Gesellschaftsvertrag die gewünschte Gestaltung bereits zu, kann je nach Fall ein Gesellschafterbeschluss ausreichen. Die geänderte Vertretungsbefugnis ist anschließend in öffentlich beglaubigter Form zum Handelsregister anzumelden. Einen Überblick über die grundlegenden Rollen und Organe finden Sie im Beitrag zum Aufbau einer Gesellschaft.
Klären Sie die Vertretungsregelung lieber vorab im Team, nicht erst am Tisch beim Notar. Wenn vor dem Termin geklärt ist, wer die Gesellschaft allein oder nur gemeinsam vertreten soll, läuft die Besprechung ruhiger und es bleiben weniger offene Fragen.
Worauf Sie bei der Vertretungsregelung besonders achten sollten
- unklare oder widersprüchliche Formulierungen im Gesellschaftsvertrag
- Einzelvertretung gewählt, ohne die Folgen für Alleingänge zu bedenken
- interne Absprachen, die fälschlich als Schutz nach außen verstanden werden
- Krankheit, längere Abwesenheit oder das Ausscheiden eines Geschäftsführers bei der Gestaltung nicht mitgedacht
- Änderungen der Vertretungsbefugnis nicht ordnungsgemäß oder nicht rechtzeitig zum Handelsregister angemeldet
Mehr aus der Serie: Vorbereitung auf die Gründung
Notartermin vereinbaren
Gern begleiten wir Sie bei der rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung Ihrer Gründung. Vereinbaren Sie frühzeitig einen Notartermin, um offene Fragen zu klären und den Ablauf strukturiert zu planen.
Häufige Fragen zu Vertretungsregelungen der Geschäftsführer
Organschaftlich wird die GmbH durch ihre bestellten Geschäftsführer vertreten. Ob diese einzeln oder nur gemeinsam handeln dürfen, ergibt sich aus dem Gesetz, dem Gesellschaftsvertrag und wirksamen Beschlüssen. Daneben können beispielsweise Prokuristen oder andere Bevollmächtigte im Rahmen ihrer jeweiligen Vertretungsmacht für die Gesellschaft handeln. Für Geschäftspartner ist die im Handelsregister veröffentlichte Vertretungsregelung von zentraler Bedeutung. Interne Beschränkungen wirken gegenüber Dritten grundsätzlich nicht.
Können Geschäftsführer unterschiedliche Vertretungsbefugnisse haben?
Ja. Je nach Gesellschaftsvertrag kann beispielsweise ein Geschäftsführer einzelvertretungsberechtigt sein, während ein anderer nur gemeinsam mit einem weiteren Geschäftsführer handeln darf. Die konkrete Gestaltung muss klar geregelt und zum Handelsregister angemeldet werden.
Ohne Geschäftsführer kann die GmbH grundsätzlich keine neuen Rechtsgeschäfte durch ihre Geschäftsführung abschließen. Für den Empfang von Willenserklärungen und Zustellungen wird sie bei Führungslosigkeit jedoch gesetzlich durch die Gesellschafter vertreten. Diese sollten dennoch zügig einen neuen Geschäftsführer bestellen.
Ja. Muss dafür der Gesellschaftsvertrag geändert werden, ist der Beschluss notariell zu beurkunden und wird grundsätzlich erst mit der Eintragung im Handelsregister wirksam. Lässt der bestehende Vertrag die Gestaltung bereits zu, kann je nach Fall ein Gesellschafterbeschluss ausreichen. Die geänderte Vertretungsbefugnis ist anschließend in öffentlich beglaubigter Form zum Handelsregister anzumelden.
Sir Kato ★ ★ ★ ★ ★
„Kurz und schmerzlos und schnell.“
Vertretungsregelung vor der Gründung klar festlegen
Die Regelung sollte rechtlich klar sein und zugleich zu den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen passen. Sie möchten klären, welche Lösung zu Ihrem Gründungsteam passt? Im Notartermin können die rechtlichen Möglichkeiten und ihre Folgen besprochen und die von den Gesellschaftern gewählte Regelung rechtlich klar umgesetzt werden.
