Notartermin zur GmbH-/UG-Gründung in Berlin: Ablauf & Checkliste
Kurzübersicht:
- Geschäftsführer müssen in der Regel persönlich teilnehmen, weil sie die Handelsregisteranmeldung unterschreiben.
- Gesellschafter müssen vollständig „vertreten“ sein: persönlich oder durch Bevollmächtigte mit notariell beglaubigter Vollmacht im Original.
- Unverzichtbar: gültige Ausweise im Original; bei juristischen Personen als Gesellschafter zusätzlich ein aktueller Registerauszug.
- Im Termin werden Identitäten geprüft, letzte Punkte geklärt, Urkunden verlesen und unterschrieben.
- Danach folgt die Kontoeröffnung und Einzahlung des Stammkapitals;
Wer muss zum Notartermin erscheinen?
Geschäftsführer
Gesellschafter
Alle Gesellschafter müssen im Termin vertreten sein:
- persönlich anwesend, oder
- vertreten durch eine bevollmächtigte Person.
Wichtig: Die Vollmacht muss in der Regel notariell beglaubigt sein und im Original vorliegen.
Bei ausländischen Gesellschaftern können zusätzliche Formerfordernisse relevant werden (z. B. Überbeglaubigung/Apostille).
Weitere Personen (je nach Fall)
- Dolmetscher, wenn Beteiligte nicht sicher auf Deutsch kommunizieren können. Die Anforderungen hängen vom Einzelfall ab.
- Steuerberater oder Rechtsanwalt können (optional) teilnehmen, wenn noch Gestaltungsfragen offen sind. Für den „klassischen“ Standardtermin ist das häufig nicht erforderlich.
Gilt das auch für Einzelunternehmen und Personengesellschaften?
Bei einem Einzelunternehmen ist ein Notartermin für die „Gründung“ typischerweise nicht nötig. Bei Personengesellschaften hängt es davon ab, ob und was eingetragen oder beurkundet werden muss (z. B. bei Eintragungen im Handelsregister oder bestimmten Gestaltungen). Der Ablauf dieses Artikels richtet sich primär an GmbH/UG.
Was ist zum Termin mitzubringen?
1) Identitätsnachweise
- Gültiger Personalausweis oder Reisepass aller persönlich Erschienenen (im Original).
- Wenn ein Gesellschafter eine juristische Person ist: aktueller Registerauszug (z. B. Handelsregisterauszug).
2) Gründungsdaten und Eckpunkte der Gesellschaft
Diese Punkte sollten vor dem Termin zwischen den Beteiligten abgestimmt sein (und idealerweise dem Notariat vorab vorliegen):
- Firma (Name) mit Rechtsformzusatz (z. B. „GmbH“/„UG (haftungsbeschränkt)“).
- Sitz und Geschäftsanschrift.
- Unternehmensgegenstand in klarer, verständlicher Form.
- Stammkapital (Höhe, Bar- oder Sacheinlage) und Verteilung auf die Gesellschafter.
- Beteiligungsstruktur / Geschäftsanteile (Nennbeträge, Anzahl, Zuordnung).
- Daten aller Gesellschafter und Geschäftsführer (Name, Anschrift, Geburtsdatum; bei Gesellschaften Registernummer/Vertretungsorgane).
3) Vollmachten und besondere Nachweise (falls zutreffend)
- Notariell beglaubigte Vollmachten im Original, wenn Gesellschafter vertreten werden.
- Ggf. Genehmigungen bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten, wenn sie für den konkreten Unternehmensgegenstand relevant sind.
- Bei ausländischen Beteiligten: ggf. Apostille/Legalisation und Übersetzungen.
4) Praktisches für den Ablauf danach
- Kontaktdaten für Rückfragen (E-Mail/Telefon).
- Ggf. schon die Bank im Blick: Nach der Beurkundung folgt typischerweise die Kontoeröffnung und Einzahlung des Stammkapitals.
Typischer Ablauf im Notartermin
1) Ankommen, Identitätsprüfung, Unterlagencheck
Zu Beginn werden die Beteiligten erfasst, Ausweise geprüft und (falls vorhanden) Vollmachten kontrolliert. Dabei geht es um rechtliche Sicherheit: Wer erklärt was und für wen?
2) Kurze Endabstimmung offener Punkte
Wenn einzelne Punkte noch nicht final sind (z. B. Formulierungen oder Daten), werden sie vor der Beurkundung geklärt. Je besser die Vorbereitung, desto schlanker dieser Teil.
3) Beurkundung: Verlesung und Erläuterung
Der Notar verliest die Urkunde und erläutert die wesentlichen Regelungen. Fachbegriffe werden dabei eingeordnet, damit alle Beteiligten verstehen, welche rechtlichen Folgen sie erklären und unterschreiben.
4) Unterschriften und Beglaubigungen
Anschließend unterschreiben die Gesellschafter bzw. Vertreter sowie die Geschäftsführer. Unterschriften, die für die Handelsregisteranmeldung benötigt werden, werden notariell beglaubigt.
In Berlin ist für Handelsregistersachen das Amtsgericht Charlottenburg zuständig. Die Unterlagen werden in der Regel elektronisch über das Notariat eingereicht.
Wer sich zu den Grundlagen informieren möchte, findet kompakte, verständliche Übersichten bei der Bundesnotarkammer zur GmbH-Gründung sowie in den gesetzlichen Rahmenbedingungen, z. B. zur elektronischen Handelsregisteranmeldung nach § 12 HGB.
Nach dem Notartermin (Kurzüberblick)
- Mit der Gründungsurkunde wird typischerweise das Geschäftskonto eröffnet und das Stammkapital eingezahlt.
- Der Einzahlungsnachweis wird an das Notariat übermittelt.
- Die Details zur Handelsregisteranmeldung (Ablauf, Unterlagen, typische Rückfragen) erklären wir im nächsten Artikel.
Checkliste: Notartermin GmbH-/UG-Gründung (Berlin)
Checkliste als PDF herunterladen
- Terminart geklärt: GmbH/UG, Musterprotokoll oder individuelle Satzung
- Alle Geschäftsführer können persönlich teilnehmen (ggf. Online-Verfahren)
- Alle Gesellschafter sind vertreten (persönlich oder per Vollmacht)
- Vollmachten (notariell beglaubigt) liegen im Original vor
- Gültige Ausweise aller Erschienenen sind eingepackt
- Firma, Sitz, Geschäftsanschrift, Unternehmensgegenstand sind abgestimmt
- Stammkapital, Einlageart (Bar/Sache), Geschäftsanteile sind festgelegt
- Entwurf (Satzung/Musterprotokoll) vorab gelesen, Fragen notiert
- Bei ausländischen Beteiligten: Registerauszüge, Apostille/Legalisation, Übersetzungen, ggf. Dolmetscher organisiert
- Bank/Kontoeröffnung vorbereitet, damit der Kapitalnachweis zügig vorliegt
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Häufige Fragen zum Notartermin
Wie lange dauert ein Notartermin zur GmbH-/UG-Gründung?
Das hängt von Komplexität und Vorbereitung ab. Standardtermine sind häufig in gut planbaren Zeitfenstern möglich; zusätzliche Regelungen, ausländische Beteiligte oder offene Gestaltungsfragen verlängern den Termin.
Was passiert, wenn ein Gesellschafter nicht kommen kann?
Dann kann er sich in der Regel vertreten lassen. Dafür wird üblicherweise eine notariell beglaubigte Vollmacht im Original benötigt. Je nach Konstellation sollte das frühzeitig abgestimmt werden.
Müssen wirklich alle Geschäftsführer persönlich erscheinen?
In der Praxis: ja, regelmäßig. Hintergrund ist insbesondere die Unterschrift unter die Handelsregisteranmeldung.
Kann die Gründung auch online stattfinden?
Teilweise ja, je nach Voraussetzungen und Fallgestaltung. Ob das für Ihre Gründung passt, klärt das Notariat im Vorfeld.
Was, wenn ein Ausweis abgelaufen ist?
Dann kann die Identität nicht verlässlich festgestellt werden. Das ist ein typischer Grund, warum Termine nicht wie geplant durchgeführt werden können.
Brauchen wir einen Dolmetscher?
Wenn Beteiligte nicht sicher auf Deutsch kommunizieren können, muss die Verständigung rechtssicher gewährleistet sein. Ob und in welcher Form ein Dolmetscher erforderlich ist, hängt vom Einzelfall ab.
Können Steuerberater oder Anwälte dabei sein?
Ja, das ist möglich und kann sinnvoll sein, wenn noch Gestaltungsfragen offen sind. Für den Standardablauf ist es jedoch häufig nicht erforderlich.
Inka ★ ★ ★ ★ ★
Das gesamte Team, einschließlich Herrn Franke, ist jung, modern und extrem motiviert.
Rechtssicherer Notartermin für Ihre Gründung in Berlin
Der Notartermin ist der rechtlich zentrale Schritt, in dem Gründung und Handelsregisteranmeldung strukturiert vorbereitet werden. Eine saubere Vorbereitung (Erscheinen, Ausweise, Vollmachten, Gründungsdaten) verhindert Verzögerungen und Rückfragen.
Als Notar begleiten wir die Beurkundung neutral und rechtssicher, damit die Anmeldung beim Registergericht (Berlin: AG Charlottenburg) reibungslos erfolgen kann.
