Der Vertragsentwurf vor dem Notartermin - Prüfung und Freigabe durch den Mandanten
Vor dem Notartermin erhalten die Beteiligten in der Regel einen Vertragsentwurf zur Prüfung. Diese Phase ist entscheidend, um Inhalte in Ruhe nachzuvollziehen, offene Fragen zu klären und notwendige Anpassungen rechtzeitig abzustimmen.
Eine sorgfältige Prüfung des Entwurfs schafft die Grundlage für einen strukturierten Notartermin und eine rechtssichere Beurkundung.
Kurzübersicht:
- ermöglicht die Prüfung des Vertrags in Ruhe
- schafft Raum für Fragen, Abstimmungen und Änderungen
- vermeidet Zeitdruck und spontane Korrekturen im Termin
- sorgt für einen klaren und rechtssicheren Ablauf der Beurkundung
Der Vertragsentwurf durch den Notar
Der Notar erstellt den Vertragsentwurf auf Grundlage der zuvor übermittelten Angaben der Beteiligten. Je nach Vorgang kann es sich dabei beispielsweise um einen Gesellschaftsvertrag, eine Gründungsurkunde oder eine andere beurkundungsbedürftige Erklärung handeln.
Der Entwurf bildet die rechtliche Grundlage für die spätere Beurkundung. In dieser Phase können Anpassungen in der Regel noch ohne größeren Aufwand vorgenommen werden, sofern sie rechtzeitig kommuniziert werden.
Der zeitliche Rahmen bis zum Versand des Entwurfs hängt vom Umfang des Vorgangs und der Vollständigkeit der Angaben ab. Eine frühzeitige Übermittlung aller Informationen erleichtert die zügige Erstellung.
Versand des Vertragsentwurfs an die Beteiligten
Der Versand des Entwurfs erfolgt üblicherweise per E-Mail oder Post an alle beteiligten Personen. Häufig fügt das Notariat ein Begleitschreiben bei, in dem auf offene Punkte, Fristen oder noch benötigte Unterlagen hingewiesen wird.
Der Entwurf soll den Beteiligten die Möglichkeit geben, den Inhalt in Ruhe zu lesen, intern zu besprechen und etwaige Rückfragen oder Änderungswünsche zu formulieren.
Prüfung des Vertragsentwurfs durch den Mandanten
Der Mandant sollte den Entwurf vollständig und sorgfältig prüfen. Dabei empfiehlt es sich, insbesondere auf folgende Punkte zu achten:
- korrekte Schreibweise von Namen, Anschriften und sonstigen Personalien
- richtige Firmierung und Rechtsform
- zutreffender Unternehmensgegenstand
- Beteiligungsquoten und Kapitalangaben
- Fristen, Zahlungsmodalitäten oder Fälligkeiten
- besondere Regelungen oder individuelle Absprachen
Der Entwurf ist nicht dafür gedacht, grundlegende Entscheidungen erstmals im Notartermin zu treffen. Struktur, Beteiligungsverhältnisse und wesentliche Inhalte sollten bereits vorab geklärt sein.
Unklarheiten oder Abweichungen sollten markiert und gesammelt werden, um sie strukturiert mit dem Notariat zu klären.
Einbindung externer Berater bei der Entwurfsprüfung
Bei komplexen oder wirtschaftlich bedeutsamen Vorgängen ist es üblich, den Entwurf zusätzlich durch einen eigenen Rechtsanwalt oder Steuerberater prüfen zu lassen. Diese Beratung erfolgt unabhängig vom Notariat und dient ausschließlich der Wahrung der Interessen des Mandanten.
Übermittlung von Änderungswünschen an das Notariat
Änderungswünsche sollten möglichst schriftlich und konkret an das Notariat übermittelt werden. Eine klare und nachvollziehbare Darstellung erleichtert die Überarbeitung des Entwurfs und trägt dazu bei, einen abgestimmten Text für den Notartermin vorzubereiten.
Je früher Rückfragen oder Änderungswünsche eingehen, desto eher können sie vor der Beurkundung berücksichtigt werden. Dies hilft, Zeitdruck im Termin und kurzfristige Anpassungen zu vermeiden.
Praktische Vorbereitung vor dem Notartermin
Damit der Entwurf sinnvoll genutzt werden kann, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- den Entwurf vollständig und ohne Zeitdruck lesen
- Unklarheiten oder Abweichungen kennzeichnen
- interne Abstimmungen frühzeitig durchführen
- Änderungswünsche gesammelt und schriftlich übermitteln
- abgestimmte Fassungen für den Termin bereithalten
Für eine reibungslose Beurkundung empfiehlt es sich zudem:
- alle erforderlichen Angaben und Unterlagen vollständig an das Notariat zu übermitteln
- den Entwurf ausgedruckt oder digital griffbereit zu haben
- Ausweisdokumente bereitzuhalten
- bereits abgestimmte Änderungsfassungen zum Termin mitzubringen
Zu beachten ist, dass Beschränkungen der Vertretungsmacht im Innenverhältnis, etwa durch Ressortzuständigkeiten oder Zustimmungsvorbehalte, die Wirksamkeit von Geschäften nach außen regelmäßig nicht berühren. Verstöße können jedoch interne Haftungsfolgen haben.
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Notartermin vereinbaren
Gern begleiten wir Sie bei der rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung Ihrer Gründung. Vereinbaren Sie frühzeitig einen Notartermin, um offene Fragen zu klären und den Ablauf strukturiert zu planen.
Häufige Fragen zur Vorbereitung auf den Notartermin
Was muss ich zum Notartermin mitbringen?
Zum Notartermin müssen die Beteiligten insbesondere gültige Ausweisdokumente sowie die zuvor abgestimmten Angaben zur Gesellschaft, zu Gesellschaftern und Geschäftsführern vorlegen. Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, hängt von der konkreten Gründung ab und wird im Vorfeld abgestimmt.
Was sollte ich zum Notartermin anziehen?
Für den Notartermin gibt es keine besondere Kleiderordnung. Eine ordentliche, angemessene Kleidung ist ausreichend. Entscheidend ist nicht das Erscheinungsbild, sondern die rechtssichere Abgabe der Erklärungen.
Warum muss ein Geschäftsführer persönlich zum Notar?
Der Geschäftsführer gibt beim Notartermin persönliche Erklärungen ab und wird vom Notar identifiziert. In bestimmten Fällen kann er auch durch eine notariell beglaubigte Vollmacht vertreten werden.
Wer muss bei einem Notartermin anwesend sein?
Anwesend sein müssen grundsätzlich die Gesellschafter und Geschäftsführer, die Erklärungen abgeben oder bestellt werden. Eine Vertretung durch bevollmächtigte Personen ist möglich, sofern eine entsprechende notarielle Vollmacht vorliegt.
Müssen vor dem Notartermin bereits alle Details feststehen?
Nicht jede Einzelheit muss abschließend geklärt sein. Die grundlegenden Entscheidungen zur Struktur der Gesellschaft, zu den Beteiligten und zur Geschäftsführung sollten jedoch feststehen, damit der Notartermin rechtssicher durchgeführt werden kann.
Was passiert, wenn Unterlagen oder Angaben fehlen?
Fehlende oder unvollständige Angaben führen häufig dazu, dass Entwürfe angepasst oder Termine verschoben werden müssen. Eine vollständige Vorbereitung hilft, Verzögerungen und zusätzlichen Abstimmungsbedarf zu vermeiden.
Können Entwürfe vor dem Notartermin noch geändert werden?
Ja. Die Entwürfe werden den Mandanten vorab zur Prüfung zur Verfügung gestellt. Änderungswünsche können vor dem Beurkundungstermin berücksichtigt und abgestimmt werden.
Wie kurzfristig kann ein Notartermin stattfinden?
Das hängt vom Umfang der Gründung und von der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Bei einfachen Konstellationen ist eine kurzfristige Terminvereinbarung oft möglich, bei komplexeren Fällen empfiehlt sich eine frühzeitige Planung.
Was sollte ich tun, wenn ich mir bei einzelnen Punkten noch unsicher bin?
Unklarheiten sollten möglichst frühzeitig angesprochen werden. Der Notar klärt die rechtlichen Rahmenbedingungen und unterstützt dabei, offene Fragen vor dem Termin zu strukturieren.
Ulla ★ ★ ★ ★ ★
Die Betreuung war kompetent, freundlich und schnell
Notarielle Begleitung in der Vorbereitungsphase
Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für einen reibungslosen Notartermin. Bereits im Vorfeld sollten zentrale rechtliche und organisatorische Fragen geklärt werden, um spätere Rückfragen oder Verzögerungen zu vermeiden.
Wir unterstützen Sie dabei, die erforderlichen Entscheidungen strukturiert vorzubereiten und die notwendigen Angaben vollständig zusammenzustellen. So schaffen Sie eine klare Grundlage für den Notartermin und eine rechtssichere Beurkundung.
