Geschäftskonto eröffnen für UG und GmbH: Ablauf, Unterlagen und Kosten
Der Notartermin ist geschafft, die Erleichterung hält kurz, dann steht schon die nächste Frage im Raum: Wo kommt jetzt eigentlich das Stammkapital hin? An diesem Punkt kann sich die Gründung verzögern, wenn die Kontoeröffnung erst spät angestoßen wird oder der gewählte Anbieter keine Gesellschaft in Gründung akzeptiert. Welche Unterlagen brauchen Sie? Wie viel Stammkapital muss vor der Anmeldung eingezahlt sein? Und worauf kommt es bei der Auswahl an?
Inhaltsverzeichnis
Kurzübersicht:
- Nach dem Notartermin wird für die UG oder GmbH i. G. üblicherweise ein Konto im Namen der Gesellschaft eröffnet. Darauf kann das für die Handelsregisteranmeldung erforderliche Stammkapital eingezahlt und die Einzahlung dokumentiert werden.
- Bei einer Bargründung der GmbH müssen vor der Handelsregisteranmeldung grundsätzlich mindestens ein Viertel jedes Geschäftsanteils und insgesamt mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein, wenn das Stammkapital 25.000 Euro beträgt. Bei der UG (haftungsbeschränkt) muss das festgelegte Stammkapital dagegen vollständig eingezahlt werden; Sacheinlagen sind ausgeschlossen.
- Anbieter führen bei der Kontoeröffnung umfangreiche Prüfungen durch, vor allem aufgrund der geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten (KYC, kurz für „Know Your Customer“). Je nach Gesellschafterstruktur kann das unterschiedlich lange dauern.
Wann und warum wird das Geschäftskonto eröffnet?
Warum ein separates Konto sinnvoll ist
Ein Geschäftskonto ist nicht „nur bequem“, sondern trennt private und gesellschaftliche Zahlungsströme. Gerade am Anfang, wenn viele Entscheidungen gleichzeitig anstehen, nimmt diese Trennung Druck heraus: Sie wissen jederzeit, was zur Gesellschaft gehört und was nicht. Das GmbHG schreibt nicht ausdrücklich vor, dass eine Bareinlage zwingend auf ein Bankkonto der Gesellschaft eingezahlt werden muss. Ein Konto im Namen der Gesellschaft ist jedoch der übliche Weg, um die Einzahlung nachvollziehbar zu belegen und das Gesellschaftsvermögen von privaten Mitteln zu trennen.
Den Ablauf von Kontoeröffnung, Einzahlung und Übermittlung des Nachweises an das Notariat beschreibt auch der offizielle Überblick zum Ablauf einer GmbH- oder UG-Gründung.
Unterschied zwischen UG und GmbH bei der Einzahlung
Bei einer GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro müssen vor der Anmeldung zum Handelsregister bei einer Bargründung grundsätzlich mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein. Zusätzlich muss auf jeden übernommenen Geschäftsanteil mindestens ein Viertel seines Nennbetrags geleistet werden. Die Verpflichtung zur Zahlung des noch ausstehenden Betrags bleibt bestehen.
Bei der UG (haftungsbeschränkt) muss das im Gesellschaftsvertrag festgelegte Stammkapital vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein. Sacheinlagen sind bei ihrer Gründung ausgeschlossen.
Die rechtliche Grundlage dafür bilden § 7 Abs. 2 und § 5a Abs. 2 GmbHG.
Geschäftskonto eröffnen (auch für „i. G.“)
Geeigneten Anbieter auswählen
Bevor Sie Unterlagen zusammenstellen, sollten Sie eine zentrale Frage klären: Akzeptiert der Anbieter eine UG oder GmbH in Gründung? Nicht jedes Geschäftskonto ist für Kapitalgesellschaften gedacht. Einige Angebote richten sich an Selbstständige und Freelancer und laufen auf den eigenen Namen, was für eine UG oder GmbH nicht passt. Klären Sie diese Frage am besten vorab schriftlich. Das erspart Ihnen den unangenehmen Moment, in dem genau dann ein Wechsel nötig wird, wenn das Stammkapital eingezahlt werden soll.
Bei der Auswahl stellt sich auch die Frage: digitaler Anbieter oder Filialbank? Digitale Anbieter ermöglichen häufig einen vollständig digitalen Antrag und bieten Funktionen wie Nutzerrollen oder Buchhaltungsschnittstellen. Filialbanken können dann interessant sein, wenn persönlicher Kontakt, Bargeldservices oder weitere Bankleistungen wichtig sind. Dauer, Kosten und Prüfungsumfang hängen jedoch vom konkreten Anbieter und von der Struktur der Gesellschaft ab. Dabei ist nicht jeder digitale Anbieter rechtlich eine Bank: Manche sind als Zahlungsinstitut oder als E-Geld-Institut reguliert, was unter anderem den Schutz der Kundengelder beeinflusst.
Hilfreiche Fragen bei der Auswahl:
- Handelt es sich um eine Bank, ein Zahlungsinstitut oder ein E-Geld-Institut, und wie werden Kundengelder geschützt?
- Wird die konkrete Rechtsform bereits im Stadium „i. G.“ akzeptiert?
- Welche Nachweise werden für die Stammkapitaleinzahlung ausgestellt?
- Welche Nutzerrechte, Buchhaltungsschnittstellen sowie Bargeld- und Auslandsfunktionen werden benötigt?
- Wie ist die Erreichbarkeit und Unterstützung bei Rückfragen während der Gründung?
Ein Anbieter, der Gesellschaften in Gründung ausdrücklich annimmt, ist Qonto. Qonto ist keine Bank, sondern ein zugelassenes Zahlungsinstitut, und stellt für die Stammkapitaleinzahlung einen digitalen Nachweis aus: Konto bei Qonto eröffnen (Werbelink)
Unterlagen vorbereiten
Welche Unterlagen verlangt werden, hängt vom Anbieter, der Gesellschafterstruktur, den handelnden Personen und dem Risikoprofil ab. Häufig werden insbesondere folgende Angaben und Dokumente benötigt:
Vor der Handelsregistereintragung (UG oder GmbH i. G.):
- Ausweisdokumente der Geschäftsführer und gegebenenfalls weiterer Personen, die für die Gesellschaft handeln
- beurkundeter Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll
- Nachweis der Geschäftsführerbestellung, soweit diese nicht bereits eindeutig aus der Gründungsurkunde hervorgeht
- Angaben zur Gesellschafterstruktur und zu den wirtschaftlich Berechtigten
- gegebenenfalls weitere Unterlagen zu Beteiligungsgesellschaften, ausländischen Gesellschaftern oder der Herkunft der einzuzahlenden Mittel
Nach der Eintragung:
- aktueller Handelsregisterauszug beziehungsweise Handelsregisterdaten
- Handelsregisternummer und Registergericht
- gegebenenfalls aktualisierte Angaben zu Geschäftsanschrift, Tätigkeit, Gesellschaftern und wirtschaftlich Berechtigten
Steuerliche oder gewerberechtliche Nachweise können je nach Anbieter zusätzlich verlangt werden, sind aber nicht in jedem Fall erforderlich.
Identifizierung und KYC-Prüfung
Im Rahmen der sogenannten KYC-Prüfung, kurz für „Know Your Customer“, identifiziert der Anbieter die Gesellschaft, die für sie handelnden Personen und die wirtschaftlich Berechtigten. Wirtschaftlich Berechtigte sind die natürlichen Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Gesellschaft letztlich steht. Diese Identifizierung gehört zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten nach den §§ 10 bis 12 GwG.
Bei komplexeren Gesellschafterstrukturen können zusätzliche Unterlagen erforderlich sein. Planen Sie diesen Schritt deshalb als festen Baustein im Gründungszeitplan und nicht erst unmittelbar vor der geplanten Handelsregisteranmeldung. Ein zeitlicher Puffer kann Rückfragen und unnötigen Zeitdruck in dieser Phase reduzieren.
Stammkapital einzahlen und Nachweis übermitteln
Sobald das Konto eröffnet ist, wird das Stammkapital eingezahlt. Den Kontoauszug oder die Einzahlungsbestätigung sollten Sie anschließend zeitnah an das Notariat übermitteln und sorgfältig aufbewahren. In der Handelsregisteranmeldung versichert die Geschäftsführung, dass die erforderlichen Einlagen geleistet wurden und sich endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführer befinden. Bei erheblichen Zweifeln an dieser Versicherung kann das Registergericht zusätzliche Nachweise verlangen, insbesondere Einzahlungsbelege. Die gesetzliche Grundlage dafür ist § 8 Abs. 2 GmbHG.
Kontodaten nach der Eintragung aktualisieren
Nach dem Handelsregistereintrag sollten Sie die Kontostammdaten konsistent halten und, falls nötig, aktualisieren:
- Firma der Gesellschaft einschließlich des Rechtsformzusatzes
- Sitz und Anschrift
- Handelsregisternummer und Registergericht
- Vertretungsregelung und Geschäftsführer
Dieser Zeitpunkt eignet sich auch, um interne Abläufe einzurichten: Rollen und Zugänge für Geschäftsführung, Mitarbeitende und Steuerberatung, die Belegablage für die Buchhaltung sowie Zahlungsfreigaben und Sicherheitsmechanismen wie ein Vier-Augen-Prinzip, soweit der Anbieter das ermöglicht.
Kosten und Auswahlkriterien
Die Kosten variieren stark nach Anbieter und Leistungsumfang. Typische Positionen sind:
- monatliche Grundgebühr
- Anzahl inkludierter Buchungen und Gebühren je zusätzlicher Buchung
- Karten (physisch und virtuell) sowie Zusatzkarten
- Bargeldeinzahlungen und Abhebungen
- Auslandseinsatz sowie Wechselkurs- oder Überweisungsentgelte
Für einen belastbaren Vergleich zählt nicht nur der „ab“-Preis, sondern das erwartete Buchungsvolumen und die genutzten Zahlungsarten (SEPA, Kartenumsätze, Bargeld). Viele Anbieter werben mit Aktionspreisen, die nach einer bestimmten Laufzeit in einen höheren Regelpreis übergehen. Prüfen Sie die aktuellen Konditionen und die Annahme von Gesellschaften i. G. deshalb direkt auf der Produktseite des jeweiligen Anbieters, da sich Preise und Bedingungen häufig ändern.
Manche Anbieter bieten spezielle Gründungskonten an, die eine UG oder GmbH i. G. ausdrücklich akzeptieren und einen digitalen Einzahlungsnachweis ausstellen. Prüfen Sie außerdem, welche Schutzmechanismen für Kundengelder gelten. Diese können sich danach unterscheiden, ob der Anbieter als Bank, Zahlungsinstitut oder E-Geld-Institut tätig ist.
Die aktuellen Konditionen für die Gründungskonten von Qonto finden Sie direkt beim Anbieter: Konditionen bei Qonto ansehen (Werbelink)
Typische Fehler bei der Kontoeröffnung
- Falsches Produkt gewählt: Ein Konto nur für Selbstständige auf eigenen Namen passt nicht zur UG oder GmbH.
- Unterlagen unvollständig: Nachforderungen verlängern die Kontoeröffnung häufig erheblich.
- Stammdaten uneinheitlich: Abweichungen zwischen Gründungsunterlagen, Registerstand und Kontoangaben führen zu Rückfragen.
- Zeitpunkt zu knapp geplant: Wird die Kontoeröffnung zu spät angestoßen, kann der Einzahlungsnachweis nicht rechtzeitig an das Notariat übermittelt werden.
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Häufig gestellte Fragen an Notare
Das GmbHG schreibt für eine Bareinlage nicht ausdrücklich die Einzahlung auf ein Bankkonto vor. In der üblichen Gründungspraxis wird jedoch ein Konto im Namen der UG oder GmbH i. G. eröffnet, damit das Stammkapital nachvollziehbar eingezahlt und die Einzahlung gegenüber dem Notariat dokumentiert werden kann. Auch für die spätere Trennung von Gesellschafts- und Privatvermögen ist ein eigenes Konto sinnvoll.
Geschäftskonto-Anbieter entscheiden grundsätzlich selbst, mit welchen Kundengruppen sie Verträge schließen. Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf ein Geschäftskonto besteht für Gesellschaften nicht. Das gesetzliche Basiskonto steht nur Verbrauchern zu, nicht Kapitalgesellschaften. Prüfen Sie deshalb möglichst vor dem Notartermin, welche Anbieter Konten für eine UG oder GmbH i. G. eröffnen, und halten Sie eine Alternative bereit. Zu den Anbietern, die Gesellschaften in Gründung annehmen, gehört z.B. Qonto.
Anbieter unterliegen geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten nach den §§ 10 bis 12 GwG. Dazu gehört, die Gesellschaft, die handelnden Personen und die wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren und die Angaben zu prüfen. Die Prüfung soll sicherstellen, dass Identität, Vertretungsberechtigung und wirtschaftlich Berechtigte nachvollziehbar festgestellt werden können.
Das Stammkapital ist kein dauerhaft gesperrter Betrag. Nach der Eintragung darf die Gesellschaft das Geld grundsätzlich für betriebliche Zwecke verwenden, etwa für Ausstattung, Waren, Miete oder laufende Kosten. Es darf jedoch nicht beliebig an Gesellschafter zurückgezahlt werden. Insbesondere die Regeln zur Kapitalerhaltung müssen beachtet werden.
Bei mehrstufigen Beteiligungen, Holdings oder ausländischen Gesellschaften können zusätzliche Nachweise erforderlich sein, damit die natürlichen Personen hinter der Struktur ermittelt werden können. Hilfreich sind insbesondere aktuelle Registerunterlagen, Beteiligungsübersichten und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten. Eine vorab dokumentierte Struktur kann Rückfragen reduzieren.
Levent ★ ★ ★ ★ ★
„Ich hatte einen super schnellen und lösungsorientierten Ablauf. Vielen Dank.“
Unterstützung bei der Geschäftskontoeröffnung in der Umsetzungsphase
Die Kontoeröffnung ist ein organisatorischer Kernschritt nach dem Notartermin. Wenn Sie frühzeitig prüfen, ob ein Anbieter UG/GmbH i. G. akzeptiert, die Unterlagen vollständig vorbereiten und die KYC-Prüfung zeitlich realistisch einplanen, lässt sich das Geschäftskonto in der Regel ohne Verzögerungen einrichten.
Sie möchten die Schritte nach der Eintragung strukturiert und rechtssicher umsetzen? Nehmen Sie gern Kontakt auf und lassen Sie sich individuell beraten.
