GmbH oder UG beim Finanzamt anmelden: steuerliche Erfassung über ELSTER

Nach der Handelsregistereintragung muss die GmbH/UG steuerlich erfasst werden, in der Praxis über ELSTER. Dafür gilt grundsätzlich eine Anzeigefrist von einem Monat ab dem meldepflichtigen Ereignis, weshalb sich ELSTER-Registrierung und Vorbereitung früh lohnen.

Kurzübersicht:

Der offizielle Vorgang heißt steuerliche Erfassung und läuft über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei ELSTER.
Die Betriebseröffnung ist dem Finanzamt grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit mitzuteilen.
Ergebnis ist unter anderem die Steuernummer sowie die Klärung von Umsatzsteuer, gegebenenfalls Lohnsteuer und steuerlichen Vorauszahlungen.
Zuständig ist grundsätzlich das Finanzamt, in dessen Bezirk sich der Ort der Geschäftsleitung befindet. Gemeint ist der Ort, an dem die wesentlichen unternehmerischen Entscheidungen getroffen werden.

Wann muss die GmbH oder UG steuerlich erfasst werden?

Mit der Eintragung in das Handelsregister entsteht die GmbH oder UG als solche. Mit der steuerlichen Erfassung erhält das Finanzamt die Angaben, die es für die Besteuerung der Gesellschaft benötigt. Auf Grundlage dieser Angaben kann das Finanzamt die Gesellschaft steuerlich erfassen und ihr eine Steuernummer zuteilen.

Für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist die Betriebseröffnung beziehungsweise Aufnahme der Tätigkeit maßgeblich. Daneben müssen Kapitalgesellschaften bestimmte weitere Änderungen, etwa den Erwerb der Rechtsfähigkeit, eine Sitzverlegung oder die Auflösung, nach § 137 AO ebenfalls innerhalb eines Monats anzeigen. Der Fragebogen ist unaufgefordert innerhalb der gesetzlichen Frist zu übermitteln, auch wenn das Finanzamt in manchen Fällen bereits über die Gewerbeanmeldung informiert wird.

So funktioniert die steuerliche Erfassung über ELSTER

Der richtige Fragebogen

Für die GmbH oder UG ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Gründung einer Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft der richtige Weg. Eine Übersicht über den Vorgang bietet die offizielle ELSTER-Information zur Unternehmensgründung.

Für die Übermittlung ist ein Zugang zu Mein ELSTER erforderlich. Ein bereits vorhandenes Benutzerkonto kann genutzt werden. Ist noch kein geeigneter Zugang vorhanden, sollte die Registrierung frühzeitig begonnen werden. Je nach Registrierungsart erfolgt die Freischaltung per E-Mail, per Post oder über eine Online-Identifizierung. Den Einstieg finden Sie über die ELSTER-Registrierung.

Diese Angaben und Unterlagen werden benötigt

Sammeln Sie die wichtigsten Angaben und Unterlagen vorab. Das erleichtert das Ausfüllen und reduziert Unterbrechungen. Im Fragebogen werden in den meisten Fällen folgende Angaben abgefragt:

Firma, Sitz und Ort der Geschäftsleitung
Rechtsform und Gründungsdaten
Angaben zu Geschäftsführung und Gesellschaftern
Beschreibung der Tätigkeit
Geschäftsjahr und Beginn der Tätigkeit
erwartete Umsätze und Ergebnisse
Bankverbindung
Angaben zur Umsatzsteuer
Lohnsteuer: Angaben zu Beschäftigten und zur voraussichtlichen Lohnsteuer, sofern bereits Mitarbeitende beschäftigt werden oder zeitnah eingestellt werden sollen
gegebenenfalls Angaben zu steuerlicher Vertretung und Vollmachten

Hilfreich sind insbesondere der Gesellschaftsvertrag oder das Musterprotokoll, die Gründungsurkunde und, soweit bereits vorhanden, die Handelsregisterdaten. Den Registerauszug beziehungsweise die Eintragungsmitteilung im Handelsregister sollten Sie dabei griffbereit haben. Das Finanzamt kann abhängig von der konkreten Gestaltung weitere Nachweise anfordern, zum Beispiel bei einer Sachgründung Nachweise zu den Sacheinlagen.

Was nach der Übermittlung passiert

Ist der Fragebogen abgeschickt, prüft das Finanzamt die Angaben. Die Bearbeitungsdauer kann je nach Finanzamt, Auslastung und Umfang möglicher Rückfragen deutlich variieren. Eine verlässliche allgemeine Bearbeitungsfrist gibt es nicht.

Nach der Prüfung teilt das Finanzamt der Gesellschaft eine Steuernummer mit. Sie wird insbesondere für Steuererklärungen und regelmäßig auch als Pflichtangabe auf Rechnungen benötigt, sofern nicht stattdessen eine USt-IdNr. verwendet wird.

Das Finanzamt prüft die umsatzsteuerlichen Angaben. Dazu gehören unter anderem die erwarteten Umsätze, die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, der Voranmeldungszeitraum und gegebenenfalls ein Antrag auf Istversteuerung. Aus den Angaben können sich zudem steuerliche Vorauszahlungen ergeben.

Bei Bedarf kommt die USt-IdNr. hinzu. Eine USt-IdNr. wird vor allem für bestimmte Lieferungen oder Leistungen innerhalb der Europäischen Union benötigt. Für rein inländische Geschäfte zwischen Unternehmen ist sie nicht allein deshalb erforderlich, weil es sich um B2B-Geschäfte handelt. Sie kann jedoch auf Rechnungen anstelle der Steuernummer verwendet werden. Die USt-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und kann bei einer Neugründung bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt werden.

Stehen erste Rechnungen an, bevor eine Steuernummer oder USt-IdNr. vorliegt, sollte die konkrete Vorgehensweise steuerlich abgestimmt werden. Entscheidend sind die gesetzlichen Pflichtangaben der Rechnung, nicht deren Höhe.

Typische Fehler bei der steuerlichen Erfassung

ELSTER-Zugang oder Fragebogen nicht rechtzeitig geklärt

Wird der ELSTER-Zugang zu spät eingerichtet oder der falsche Fragebogen gewählt, entsteht unnötiger Zeitdruck. Richten Sie den Zugang zu Mein ELSTER frühzeitig ein und prüfen Sie vor dem Start, ob Sie den Fragebogen für Kapitalgesellschaften verwenden.

Schätzwerte und Umsatzsteuerangaben nicht nachvollziehbar

Umsatz- und Gewinnschätzungen sind Prognosen, keine Festlegung. Schätzen Sie Umsätze und Ergebnisse realistisch und nachvollziehbar. Verändern sich die Erwartungen später deutlich, können die Vorauszahlungen angepasst werden.

Bei den Umsatzsteuerangaben passieren leicht Fehleinschätzungen, weil ihre Folgen für Rechnungen, Vorsteuerabzug und Meldungen nicht immer sofort erkennbar sind. Richten Sie die Angaben am konkreten Geschäftsmodell und den geplanten Umsätzen aus. Bei Unsicherheiten sollte die steuerliche Einordnung fachlich geprüft werden.

Uneinheitliche Stammdaten

Abweichende Angaben zu Firma, Anschrift oder Handelsregisterdaten können Rückfragen auslösen. Übernehmen Sie Firma, Sitz und Handelsregisterdaten aus dem Register und verwenden Sie Anschrift und Kontaktdaten im gesamten Fragebogen einheitlich.

Welche Kosten entstehen?

Die Übermittlung des Fragebogens selbst ist nicht gebührenpflichtig, anders als etwa die Gewerbeanmeldung. Kosten können durch freiwillig beauftragte Steuerberatung oder eingesetzte Buchhaltungssoftware entstehen.

Legen Sie von Beginn an fest, wie Belege, Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen abgelegt werden.

Welche weiteren Pflichten können parallel anstehen?

Neben der steuerlichen Erfassung stehen nach der Gründung häufig weitere Schritte an. Sie folgen nicht zwingend erst nach Erteilung der Steuernummer, sondern können parallel bearbeitet werden:

im Transparenzregister die wirtschaftlich Berechtigten melden
das Geschäftskonto für UG und GmbH vollständig freigeben lassen, inklusive der Unterlagen für die Identitätsprüfung
die Gewerbeanmeldung nach der Gründung vornehmen, sofern noch nicht erfolgt
interne Abläufe festlegen: Rechnungen, Pflichtangaben und Zuständigkeiten

Für Meldungen zur Sozialversicherung wird bei Beschäftigung von Mitarbeitenden zusätzlich eine Betriebsnummer benötigt. Diese wird gesondert über die Bundesagentur für Arbeit beantragt.

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Nächster Schritt nach der Gründung

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Häufig gestellte Fragen zur Anmeldung beim Finanzamt

Kann ich ein vorhandenes ELSTER-Benutzerkonto für die GmbH oder UG nutzen?

Ein bereits vorhandenes ELSTER-Benutzerkonto kann grundsätzlich für die Übermittlung des Fragebogens genutzt werden. Ist noch kein Zugang vorhanden, stehen je nach persönlicher Situation verschiedene Registrierungswege zur Verfügung. Wurde zunächst ein eingeschränktes Benutzerkonto nur mit E-Mail-Adresse verwendet, können nach Erteilung der Steuernummer die Funktionen eines vollwertigen Benutzerkontos freigeschaltet werden.

Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Eine USt-IdNr. wird insbesondere für bestimmte Lieferungen und Leistungen innerhalb der Europäischen Union benötigt. Für ausschließlich inländische B2B-Geschäfte ist sie nicht allein wegen des Geschäftskunden erforderlich. Bei einer Neugründung kann sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt werden.

Sind Steuernummer und USt-IdNr. dasselbe?

Nein. Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben und dient der Bearbeitung der steuerlichen Angelegenheiten der Gesellschaft. Die USt-IdNr. vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Sie wird vor allem für bestimmte Geschäfte innerhalb der Europäischen Union verwendet und kann auf Rechnungen anstelle der Steuernummer angegeben werden.

Was gilt, wenn die erste Rechnung ansteht, aber noch keine Steuernummer vorliegt?

Rechnungen müssen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Dazu gehört grundsätzlich die Steuernummer oder die USt-IdNr. Liegt noch keine dieser Nummern vor, sollte die konkrete Vorgehensweise steuerlich geprüft werden. Fragen zum Verfahren kann das zuständige Finanzamt beantworten.

Safiye ★ ★ ★ ★ ★

„Super freundlich, schnell und kompetent. Sehr zu empfehlen.“

Notarielle Begleitung bei der Anmeldung beim Finanzamt

Mit der Anmeldung beim Finanzamt wird aus der „eingetragenen“ GmbH/UG eine Gesellschaft, die auch steuerlich sauber starten kann.

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