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Ausländische Gesellschafter oder Geschäftsführer: Was bei der GmbH zu beachten ist

Sie möchten eine GmbH gründen und ein Gesellschafter oder Geschäftsführer lebt im Ausland, besitzt eine ausländische Staatsangehörigkeit oder eine Gesellschaft mit Sitz im Ausland soll sich beteiligen. Dann stellt sich schnell die Frage, ob die Gründung in Deutschland möglich ist und welche zusätzlichen Unterlagen benötigt werden.

Gesellschaftsrechtlich sind solche Konstellationen grundsätzlich möglich. Entscheidend ist vor allem, dass Identität, Vertretungsberechtigung und Beteiligungsstruktur nachvollziehbar dokumentiert werden können.

Termin zur Gründungsberatung

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Ausländische Personen und Gesellschaften können grundsätzlich Gesellschafter einer deutschen GmbH werden.
  • Auch ein Geschäftsführer muss weder die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen noch in Deutschland wohnen.
  • Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt insbesondere vom Herkunftsstaat, der Rechtsform und der Beteiligungsstruktur ab.
  • Bei ausländischen Gesellschaften werden regelmäßig Nachweise über Bestand, Vertretungsberechtigung und wirtschaftlich Berechtigte benötigt.
  • Je nach Fall können Übersetzungen, Apostillen, Legalisationen oder weitere Echtheitsnachweise erforderlich sein.
  • Eine Teilnahme ist persönlich, unter bestimmten Voraussetzungen online oder durch eine bevollmächtigte Person möglich.
  • Die Bestellung zum Geschäftsführer begründet kein Aufenthaltsrecht und keine Erlaubnis zur Erwerbstätigkeit in Deutschland.

Ausländische Gesellschafter: Zulässigkeit und Unterlagen

Ausländische natürliche Personen und rechtsfähige Gesellschaften mit Sitz im Ausland können grundsätzlich Gesellschafter einer deutschen GmbH werden. Das GmbH-Recht verlangt dafür grundsätzlich weder eine deutsche Staatsangehörigkeit noch einen deutschen Wohnsitz. Je nach Branche, Herkunftsstaat und Art des Beteiligungsvorgangs können daneben weitere öffentlich-rechtliche, außenwirtschaftsrechtliche oder sanktionsrechtliche Vorgaben zu prüfen sein.
In der Praxis müssen insbesondere die Identität der beteiligten Personen sowie bei einer ausländischen Gesellschaft deren rechtlicher Bestand, Vertretungsberechtigung und Beteiligungsstruktur nachvollziehbar nachgewiesen werden. Welche Unterlagen im konkreten Fall verlangt werden, hängt vom Herkunftsstaat, von der Rechtsform, vom Inhalt der Dokumente und von den Anforderungen des beurkundenden Notariats und gegebenenfalls des Registergerichts ab. Je nach Konstellation kommen insbesondere in Betracht:
  • bei natürlichen Personen ein gültiger amtlicher Lichtbildausweis, regelmäßig ein Reisepass oder ein geeigneter Personalausweis
  • bei einer ausländischen Gesellschaft ein aktueller Registerauszug oder ein vergleichbarer Nachweis über ihren rechtlichen Bestand
  • Nachweise darüber, wer die ausländische Gesellschaft wirksam vertreten darf
  • Unterlagen zur Eigentums- und Kontrollstruktur bis zu den natürlichen Personen, die wirtschaftlich berechtigt sind
  • je nach Rechtsordnung die Satzung, Gründungsurkunde oder weitere Gesellschaftsdokumente
  • je nach Sprache und Verwendungszweck eine deutsche Übersetzung, gegebenenfalls durch eine öffentlich bestellte oder allgemein beeidigte Übersetzerin oder einen entsprechenden Übersetzer
  • abhängig vom Herkunftsstaat und von der zuständigen Stelle eine Apostille, Legalisation oder ein anderer Echtheitsnachweis
Eine frühzeitige Abstimmung ist sinnvoll, weil fehlende oder nicht in der benötigten Form vorliegende Unterlagen den Termin oder die Registeranmeldung verzögern können. Ein Registerauszug kann inhaltlich aktuell sein, wegen einer fehlenden Übersetzung oder eines fehlenden Echtheitsnachweises aber für das konkrete notarielle oder registerrechtliche Verfahren noch nicht ausreichend sein.

Muss ich für die GmbH-Gründung nach Deutschland reisen?

Lebt eine beteiligte Person im Ausland, möchte sie möglicherweise nicht allein für die Unterschrift nach Deutschland reisen oder erst kurz vor dem Termin feststellen, dass ihr Ausweisdokument für das Online-Verfahren nicht geeignet ist. In der Praxis kommen drei Wege in Betracht:
  • Persönliche Beurkundung im Notariat: alle Beteiligten erscheinen vor Ort.
  • Notarielles Online-Verfahren: sofern der konkrete Vorgang, die Ausweisdokumente und die örtliche Zuständigkeit dies ermöglichen.
  • Vertretung durch eine bevollmächtigte Person: mit formgerechter Vollmacht.

Eine GmbH- oder UG-Gründung, eine Gründungsvollmacht und Handelsregisteranmeldungen können grundsätzlich im gesetzlich zugelassenen notariellen Online-Verfahren vorgenommen werden, sofern im konkreten Fall keine andere Formvorschrift entgegensteht. Wie das im Detail abläuft, erklärt die Seite zum Online-Notar. Ausländische Beteiligte benötigen dafür jedoch geeignete elektronische Identifizierungsmittel und gegebenenfalls zusätzlich einen geeigneten Reisepass zum Auslesen des Lichtbildes. Ein ausländischer Reisepass allein ermöglicht daher nicht automatisch die Teilnahme. Auch die örtliche Zuständigkeit des gewählten Notars muss im Online-Verfahren gegeben sein.

Ist eine persönliche oder zulässige digitale Teilnahme nicht möglich, kann die Gründung durch eine bevollmächtigte Person erfolgen. Die Unterzeichnung durch einen Bevollmächtigten setzt eine notariell errichtete oder beglaubigte Vollmacht voraus. Bei einer im Ausland errichteten Vollmacht sollte vorab geprüft werden, ob ihre Form, ihr Inhalt und der Echtheitsnachweis für die Verwendung im deutschen Verfahren ausreichen. Besondere Vorsicht ist bei Vollmachten geboten, die in einem ausländischen Online-Verfahren errichtet wurden, da diese den deutschen verfahrensrechtlichen und technischen Anforderungen nicht ohne Weiteres entsprechen müssen.
Versteht eine beteiligte Person die deutsche Urkundssprache nicht hinreichend, sollte außerdem frühzeitig geklärt werden, ob ein Dolmetscher benötigt wird. Davon zu unterscheiden ist die Übersetzung ausländischer Register- und Gesellschaftsdokumente. Das eine betrifft die Verständigung während der Beurkundung, das andere die vorgelegten Unterlagen.
Eine Frau, möglicherweise eine ausländische Gesellschafterin und Geschäftsführerin der GmbH, steht an einem großen Fenster in einem modernen Raum und blickt auf eine Stadtlandschaft mit belebten Straßen in der Abenddämmerung. Blaue und rosafarbene Beleuchtung schaffen eine futuristische Atmosphäre.

Ausländische Geschäftsführer: Bestellung und Tätigkeit in Deutschland

Bestellung zum Geschäftsführer

Auch ausländische Staatsangehörige können Geschäftsführer einer deutschen GmbH sein. Eine ausländische Staatsangehörigkeit oder ein Wohnsitz im Ausland schließt die Bestellung zum Geschäftsführer grundsätzlich nicht aus. Das Gesetz verlangt eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person und kennt bestimmte Ausschlussgründe, aber keine allgemeine Wohnsitz- oder Staatsangehörigkeitsvoraussetzung.

Gesellschafter halten die Geschäftsanteile und üben ihre Rechte insbesondere durch Gesellschafterbeschlüsse aus, während die Geschäftsführer die Gesellschaft leiten und nach außen vertreten. Vertiefende Erläuterungen bieten die Beiträge zu den Rollen und Aufgaben der Gesellschafter sowie zu den Vertretungsregelungen der Geschäftsführer.

Davon zu unterscheiden ist das Aufenthaltsrecht. Die gesellschaftsrechtliche Bestellung allein begründet kein Aufenthaltsrecht und keine Berechtigung zur Erwerbstätigkeit in Deutschland.

Aufenthaltsrecht bei einer Tätigkeit in Deutschland

Soll der Geschäftsführer seine Tätigkeit tatsächlich in Deutschland ausüben, müssen die aufenthaltsrechtlichen Voraussetzungen unabhängig von der gesellschaftsrechtlichen Bestellung geprüft werden. Dabei ist insbesondere zu unterscheiden:
  • Für Staatsangehörige der EU und des EWR sowie für Schweizer Staatsangehörige gelten besondere Freizügigkeitsregelungen.
  • Bei anderen Drittstaatsangehörigen hängt es unter anderem von der Staatsangehörigkeit, dem geplanten Aufenthalt, einem bereits vorhandenen Aufenthaltstitel und der konkreten Tätigkeit ab, welche aufenthaltsrechtliche Berechtigung erforderlich ist.
Die aufenthaltsrechtliche Prüfung ist nicht Gegenstand der notariellen Beurkundung und sollte bei Bedarf frühzeitig mit der zuständigen Ausländerbehörde oder einer spezialisierten Beratungsstelle geklärt werden.
Zwei Geschäftsleute, darunter ausländische Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH, interagieren mit futuristischen holografischen Datendisplays an einem Stehpult in einem modernen Büro mit blauen und rosa Akzenten, umgeben von Bildschirmen mit Diagrammen und Grafiken.

Typische Verzögerungsfaktoren in der Praxis

Zusätzlicher Abstimmungsbedarf entsteht in der Praxis häufig dann, wenn ausländische Unterlagen, Vertretungsnachweise oder Beteiligungsketten noch nicht vollständig geklärt sind. Typische Ursachen sind:
  • unvollständige oder veraltete Registerunterlagen aus dem Ausland
  • fehlende oder nicht in der erforderlichen Form vorliegende Übersetzungen
  • nicht vorab abgestimmte ausländische Vollmachten
  • für das Online-Verfahren ungeeignete Identifizierungsdokumente oder ungeklärter Dolmetscherbedarf
  • zusätzliche Nachweise bei einem im Einzelfall festgestellten erhöhten Geldwäscherisiko
Reichen Sie Registerunterlagen, Vertretungsnachweise, Vollmachten und eine Übersicht der Beteiligungsstruktur möglichst früh ein. So kann vor dem Termin geklärt werden, welche Übersetzungen oder Echtheitsnachweise im konkreten Fall erforderlich sind.

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Häufige Fragen zu ausländischen Gesellschaftern und Geschäftsführern

Nicht zwingend. In geeigneten Fällen kommt das notarielle Online-Verfahren in Betracht, das jedoch passende elektronische Identifizierungsmittel und die örtliche Zuständigkeit des Notars voraussetzt. Alternativ kann sich die beteiligte Person durch eine Person mit formgerechter Vollmacht vertreten lassen.

Benötigt werden in der Regel ein Nachweis über den rechtlichen Bestand, etwa ein aktueller Registerauszug, sowie ein Nachweis der Vertretungsbefugnis. Hinzu kommen je nach Rechtsordnung die Satzung oder Gründungsdokumente sowie je nach Fall deutsche Übersetzungen und gegebenenfalls Echtheitsnachweise. Die konkrete Liste hängt vom Herkunftsstaat und der Rechtsform ab.

Ob ein Echtheitsnachweis verlangt wird und welches Verfahren einschlägig ist, hängt insbesondere vom Ausstellungsstaat, von internationalen Übereinkommen und von den Anforderungen der Stelle ab, bei der die Urkunde verwendet wird. Eine pauschale Länder- oder Dokumentenliste lässt sich daher nicht angeben.

Für die Bestellung zum Geschäftsführer ist ein deutscher Aufenthaltstitel grundsätzlich keine gesellschaftsrechtliche Voraussetzung. Soll die Tätigkeit tatsächlich in Deutschland ausgeübt werden, sind die aufenthaltsrechtlichen Voraussetzungen gesondert zu prüfen. Welche aufenthaltsrechtliche Berechtigung erforderlich ist, hängt insbesondere von der Staatsangehörigkeit, dem geplanten Aufenthalt und der konkreten Tätigkeit ab. Für Staatsangehörige der EU und des EWR sowie für Schweizer Staatsangehörige gelten besondere Regelungen.

Nein, nicht allein wegen seiner ausländischen Staatsangehörigkeit oder seines Wohnsitzes. Entscheidend ist, ob die natürliche Person nach Art und Umfang ihrer Beteiligung oder auf andere Weise als wirtschaftlich berechtigt gilt. Die Mitteilungspflicht trifft grundsätzlich die GmbH. Lässt sich nach umfassender Prüfung keine natürliche Person als tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter feststellen oder bestehen Zweifel, gelten grundsätzlich die gesetzlichen Vertreter als fiktive wirtschaftlich Berechtigte.

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