Betrugsschreiben nach der Gründung erkennen: Fake-Rechnungen richtig prüfen
Nach der Eintragung einer GmbH oder UG landen häufig Schreiben im Briefkasten, die wie amtliche Rechnungen aussehen. Gerade in dieser Phase ist die Sorge groß, eine Frist oder Zahlung zu übersehen.
Umso wichtiger ist es, Absender, Zahlungsgrund und Kontoverbindung sorgfältig zu prüfen, bevor Geld überwiesen oder ein Formular unterschrieben wird.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Nach der Handelsregistereintragung sind Unternehmensdaten öffentlich einsehbar und können von unseriösen Absendern genutzt werden.
- Besonders häufig sind gefälschte Gerichtskostenrechnungen, private Registerangebote und falsche Zahlungsaufforderungen zum Transparenzregister.
- Echte Gerichtskostenrechnungen stammen von einer offiziellen Zahlstelle der Justiz und müssen zu Registergericht, Aktenzeichen und Anlass passen.
- Die Mitteilung wirtschaftlich Berechtigter an das Transparenzregister erfolgt über das offizielle Portal. Davon zu unterscheiden ist die jährliche Gebühr für die Registerführung.
- Kurze Fristen, Drohungen, fremde Portale und unklare Zahlungsempfänger sind deutliche Warnzeichen.
- Bei Zweifeln gilt: nicht vorschnell zahlen, sondern das Schreiben beim zuständigen Gericht, der Justizkasse oder dem Notariat prüfen lassen.
Warum gerade neu gegründete Unternehmen im Visier stehen
Das Handelsregister ist öffentlich. Seit dem 1. August 2022 sind Registerinhalte und elektronisch verfügbare Dokumente über das Registerportal der Länder beziehungsweise handelsregister.de grundsätzlich kostenfrei abrufbar, inklusive Firmenname, Sitz und Geschäftsanschrift. Für Geschäftspartner schafft das Transparenz und Vertrauen. Für unseriöse Absender entsteht dadurch eine leicht auswertbare Informationsquelle.
Dazu kommt das Timing. Nach einer Gründung erwarten Sie tatsächlich Rechnungen: vom Notariat, vom Registergericht, von der Kammer. Wer mitten im Aufbau steckt, viele Entscheidungen gleichzeitig trifft und vor allem nichts falsch machen will, prüft eine weitere Rechnung über ein paar hundert Euro oft nicht mehr im Detail. Genau darauf ist die Masche angelegt: Eine falsche Rechnung nach der GmbH-Gründung trifft Menschen in einer Phase, in der ein amtlich wirkendes Schreiben mit Frist eher Stress auslöst als Skepsis.
Diese drei Maschen sollten Sie kennen
1. Gefälschte Gerichtskostenrechnung: die Fake-Rechnung zum Handelsregister
Die Eintragung ins Handelsregister kostet tatsächlich Gerichtsgebühren. Deshalb wirkt eine gefälschte Gerichtskostenrechnung zunächst völlig plausibel. Die Fälschungen sind teils kaum vom Original zu unterscheiden: Landeswappen, Überschrift des Amtsgerichts, Bezug auf Ihre konkrete, frisch erfolgte Eintragung. Registergerichte warnen regelmäßig vor bundesweiten Wellen solcher Schreiben.
Verlangt werden meist mehrere hundert Euro unter erfundenen Gebührenbezeichnungen, häufig zahlbar an unklare Empfänger wie das „Handelsregister“ und oft auf ein Konto mit ausländischer IBAN. Eine ausländische IBAN ist ein deutliches Warnsignal. Eine deutsche IBAN allein ist aber noch kein Echtheitsbeweis, denn gefälschte Rechnungen treten inzwischen teilweise auch mit deutscher Kontoverbindung auf. Prüfen Sie deshalb immer auch Absender, Zahlungsempfänger, Aktenzeichen, Betrag und den konkreten Anlass der Forderung.
Zur Einordnung: Für die Eintragung einer GmbH fallen gesetzliche Registergebühren an. In Berlin beträgt die Gebühr für die Eintragung einer GmbH derzeit 150 Euro, bei Sacheinlagen 240 Euro. Hinzukommen kann eine Bereitstellungsgebühr, sodass die tatsächliche Rechnung etwas höher ausfallen kann. Ein solcher Betrag macht eine echte Rechnung also nicht verdächtig. Echte Gerichtskostenrechnungen kommen von der zuständigen Justizkasse, Landesoberkasse oder einer offiziellen Zahlstelle der Justiz des jeweiligen Bundeslandes. Entscheidend ist, dass Absender, Aktenzeichen, Registergericht, Anlass und Kontoverbindung zusammenpassen.
2. Unseriöse Registerschreiben und Verzeichnisangebote
Etwas subtiler arbeiten Absender mit Namen wie „Handelsregisterzentrale“ oder „Gewerberegister“, oft mit amtlich klingenden Zusätzen. Die Schreiben sehen aus wie Rechnungen für Ihre Registereintragung. Erst im Kleingedruckten zeigt sich, dass es sich nur um ein Angebot handelt: für die Aufnahme in ein privates Onlineverzeichnis ohne erkennbaren Nutzen, oft für mehrere hundert Euro und teilweise mit jährlicher Verlängerung.
Wer den Betrag überweist, nimmt dieses Angebot unter Umständen an und schließt damit einen Vertrag, den er nie wollte. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs können rechnungsähnlich gestaltete Angebotsschreiben eine Täuschung im Sinne des Betrugstatbestands darstellen, wenn sie bei objektiver Betrachtung den Eindruck einer amtlichen Rechnung erwecken. Ob das im Einzelfall gilt, hängt von der konkreten Gestaltung ab. Der Bundesanzeiger veröffentlicht eine Liste bekannter unseriöser Absender, mit der Sie verdächtige Schreiben abgleichen können.
3. Transparenzregister-Betrug per E-Mail und Brief
Diese Masche ist besonders heikel, weil dahinter eine echte Pflicht steht: GmbHs und UGs müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister melden. Genau das nutzen Betrüger aus. Per E-Mail oder Brief, etwa im Namen einer „Organisation Transparenzregister e.V.“, verweisen sie auf das Geldwäschegesetz, drohen mit Bußgeldern und fordern zu einer kostenpflichtigen Registrierung über ein fremdes Portal auf. Auch Kammern, Behörden und der Bundesanzeiger Verlag warnen seit Jahren vor nicht-offiziellen E-Mails und Zahlungsaufforderungen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister.
Tatsächlich gilt: Die Mitteilung zur Eintragung wirtschaftlich Berechtigter erfolgt über transparenzregister.de und ist gebührenfrei. Davon zu unterscheiden ist die jährliche Grundgebühr für die Führung des Registers, die von der registerführenden Stelle, der Bundesanzeiger Verlag GmbH, erhoben wird. Warnsignale sind vor allem Aufforderungen zur kostenpflichtigen Registrierung über fremde Portale, E-Mails mit Bußgelddrohungen und kurzen Fristen, fremde Links sowie Absender, die nicht zur offiziellen registerführenden Stelle gehören.
Erledigen Sie die Meldung zum Transparenzregister direkt nach der Gründung über das offizielle Portal oder lassen Sie sich dabei unterstützen. Wer weiß, dass die Meldung bereits erfolgt ist, erkennt falsche Zahlungsaufforderungen sofort.
Checkliste: Fake-Rechnung zum Handelsregister und andere Betrugsschreiben erkennen
Ob eine Rechnung zum Handelsregister Betrug ist oder von einer offiziellen Stelle stammt, lässt sich meist an wenigen Merkmalen prüfen:
- Absender: Echte Gerichtskostenrechnungen kommen von der zuständigen Justizkasse, Landesoberkasse oder einer offiziellen Zahlstelle der Justiz Ihres Bundeslandes, nicht von privaten Registerdiensten, Vereinen, Branchenverzeichnissen oder unspezifischen Absendern wie „Handelsregisterzentrale“, „Gewerberegister“ oder ähnlichen Fantasiebezeichnungen.
- Zahlungsempfänger: Der Empfänger der Zahlung sollte zur offiziellen Stelle passen, nicht zu einem privaten Registerdienst oder einem Verein.
- Aktenzeichen: Ein echtes Schreiben bezieht sich plausibel auf Ihre konkrete Registerangelegenheit, mit nachvollziehbarem Aktenzeichen und dem richtigen Registergericht.
- IBAN: Eine ausländische Kontoverbindung ist ein deutliches Warnsignal. Eine deutsche IBAN allein ist aber noch kein Echtheitsbeweis. Prüfen Sie immer auch Absender, Zahlungsempfänger und Anlass.
- Betrag: Passt der Betrag zum Anlass? Auffällig hohe Summen unter Gebührenbezeichnungen, die sich keiner echten Leistung zuordnen lassen, sprechen für ein Betrugsschreiben.
- Druck: Sehr kurze Zahlungsfristen von drei bis sieben Tagen sowie Drohungen mit Löschung des Eintrags oder mit Bußgeldern sind typisch für unseriöse Registerschreiben.
- Kleingedrucktes: Taucht irgendwo das Wort „Angebot“ auf, handelt es sich nicht um eine amtliche Rechnung.
- Links und QR-Codes: Klicken Sie Links und QR-Codes nicht blind an. Rufen Sie offizielle Seiten lieber manuell auf oder prüfen Sie das Schreiben direkt beim zuständigen Gericht beziehungsweise beim Notariat.
- Gegencheck: Gleichen Sie verdächtige Schreiben mit der Liste unseriöser Absender beim Bundesanzeiger ab. Im Zweifel hilft ein Anruf beim zuständigen Amtsgericht.
Diese Schreiben kommen nach der Gründung wirklich
Damit Sie seriöse Post nicht versehentlich liegen lassen, hilft ein Blick darauf, was nach einer GmbH- oder UG-Gründung üblicherweise eintrifft:
- die Kostenrechnung Ihres Notariats für Beurkundung und Handelsregisteranmeldung,
- die Gerichtskostenrechnung der Justizkasse oder einer offiziellen Zahlstelle der Justiz für die Eintragung ins Handelsregister,
- die steuerliche Erfassung über ELSTER und spätere Post oder Rückfragen des Finanzamts, etwa zur Steuernummer,
- je nach Tätigkeit und Kammerzugehörigkeit ein Schreiben der IHK oder Handwerkskammer zur Mitgliedschaft,
- der Gebührenbescheid der Bundesanzeiger Verlag GmbH für die Führung des Transparenzregisters: Die Eintragung beziehungsweise Mitteilung ist gebührenfrei, die Registerführung kann aber jährlich gebührenpflichtig sein,
- je nach Branche beziehungsweise Tätigkeit Post der zuständigen Berufsgenossenschaft.
Reihenfolge und Absenderbezeichnungen können je nach Bundesland und Einzelfall variieren. Ein Schreiben sollte aber erst bezahlt werden, wenn Absender, Betrag und Anlass zusammenpassen.
Legen Sie für die ersten Monate eine einfache Regel fest, zum Beispiel: keine Überweisung an Behörden oder Register ohne kurzen Abgleich mit dieser Liste oder ohne Vier-Augen-Prinzip. Das kostet wenige Minuten und verhindert vorschnelle Zahlungen.
Betrugsschreiben erhalten oder schon gezahlt? So reagieren Sie
Bei einem verdächtigen Schreiben gilt:
- nicht zahlen und nichts unterschreiben,
- keine Links öffnen und QR-Codes nicht scannen,
- Schreiben, Umschlag, E-Mail und Anhänge als Beweismittel sichern,
- Absender, IBAN und Aktenzeichen prüfen,
- im Zweifel beim Amtsgericht, bei der Justizkasse, beim Notariat oder über die offiziellen Kontaktwege des Transparenzregisters nachfragen.
Haben Sie bereits gezahlt:
- Kontaktieren Sie sofort Ihre Bank und versuchen Sie, die Überweisung zu stoppen oder zurückzurufen.
- Erstatten Sie Strafanzeige bei der Polizei, in den meisten Bundesländern geht das auch online.
- Bewahren Sie das Schreiben und den Zahlungsbeleg auf.
- Lassen Sie bei einem rechnungsähnlichen Angebotsschreiben rechtlich prüfen, ob eine Anfechtung des ungewollt geschlossenen Vertrags in Betracht kommt.
Je schneller Sie reagieren, desto eher besteht eine Chance, die Zahlung noch zu stoppen. Eine Garantie gibt es nicht, da die Empfängerkonten häufig im Ausland liegen. Ergänzend kann eine Meldung bei Stellen wie der Wettbewerbszentrale in Betracht kommen, insbesondere bei systematisch irreführenden Angebotsschreiben.
Sicher durch die ersten Monate nach der Gründung
Wer weiß, welche Schreiben echt sind und welche Kosten tatsächlich anfallen, lässt sich von gefälschter Post nicht unter Druck setzen. Im Notariat Franke in Berlin besprechen wir im Rahmen der Gründung, welche Rechnungen und Behördenschreiben nach der Beurkundung typischerweise auf Sie zukommen. Wenn Sie nach der Eintragung ein Schreiben erhalten, das Sie nicht einordnen können, fragen Sie im Zusammenhang mit Ihrer Gründung lieber einmal nach, bevor Sie vorschnell zahlen.
Mehr aus der Serie: Vorbereitung auf die Gründung
Notartermin vereinbaren
Sie planen eine GmbH- oder UG-Gründung? Vereinbaren Sie einen Termin bei Notar Franke in Berlin. Wir begleiten Sie von der ersten Beratung über die Beurkundung bis zur Anmeldung beim Handelsregister.
Häufige Fragen zu Betrugsschreiben und Fake-Rechnungen nach der Gründung
Prüfen Sie Absender, Zahlungsempfänger, Aktenzeichen, Betrag und Frist. Eine gefälschte Gerichtskostenrechnung nennt oft unklare Empfänger, ein nicht nachvollziehbares Aktenzeichen, auffällig hohe Beträge und sehr kurze Fristen, häufig kombiniert mit einer ausländischen IBAN. Im Zweifel fragen Sie beim zuständigen Amtsgericht oder bei Ihrem Notariat nach, bevor Sie zahlen.
Ja. Für die Eintragung fallen gesetzliche Registergebühren an. In Berlin sind das für die Eintragung einer GmbH derzeit 150 Euro, bei Sacheinlagen 240 Euro. Hinzukommen kann eine Bereitstellungsgebühr, sodass die tatsächliche Rechnung etwas höher ausfallen kann. Dazu kommt die Kostenrechnung des Notariats. Entscheidend ist, dass Absender, Aktenzeichen, Anlass und Kontoverbindung der Rechnung zu Ihrer Eintragung passen.
Nein. Die Mitteilung zur Eintragung wirtschaftlich Berechtigter über transparenzregister.de ist gebührenfrei. Für die Führung des Transparenzregisters kann aber eine jährliche Grundgebühr anfallen, die von der Bundesanzeiger Verlag GmbH erhoben wird. Verdächtig sind dagegen fremde Portale, kostenpflichtige Registrierungsangebote, Bußgelddrohungen per E-Mail und Absender, die nicht zur offiziellen Kommunikation der registerführenden Stelle passen.
Kontaktieren Sie sofort Ihre Bank und erstatten Sie Strafanzeige. Je schneller Sie reagieren, desto eher besteht eine Chance, die Überweisung noch zu stoppen. Eine Garantie gibt es nicht, gerade wenn das Empfängerkonto im Ausland liegt. Bei rechnungsähnlichen Angebotsschreiben kann zusätzlich eine Anfechtung des Vertrags in Betracht kommen, das sollte im Einzelfall rechtlich geprüft werden.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs können rechnungsähnlich gestaltete Angebotsschreiben eine Täuschung im Sinne des Betrugstatbestands darstellen, wenn sie bei objektiver Betrachtung den Eindruck einer amtlichen Rechnung erwecken. Ob das im Einzelfall gilt, hängt von der konkreten Gestaltung ab. Eine Anzeige ist trotzdem sinnvoll, auch damit Ermittlungsbehörden Muster erkennen können.
Aus öffentlichen Registern. Firmenname, Sitz und Geschäftsanschrift sind nach der Eintragung für jeden einsehbar. Das lässt sich nicht verhindern, gehört aber zur Transparenz des Handelsregisters. Umso wichtiger ist es, in den ersten Wochen nach der Gründung jede Zahlungsaufforderung kurz zu prüfen.
Yves ★ ★ ★ ★ ★
„Termine gehen einfach im Self Service auf der Webseite und Vorort ist auch alles reibungslos und freundlich abgelaufen. Danke.“
Verdächtige Schreiben erst prüfen
Amtlich wirkende Rechnungen und kurze Zahlungsfristen sollten nach der Gründung nicht zu vorschnellen Überweisungen führen. Prüfen Sie Absender, Zahlungsgrund, Aktenzeichen und Kontoverbindung und gleichen Sie das Schreiben mit den offiziellen Angaben ab.
Bei Zweifeln kann das Notariat ein Schreiben im Zusammenhang mit der Gründung einordnen. So lassen sich echte Gebühren von privaten Angeboten oder betrügerischen Zahlungsaufforderungen unterscheiden.
