Wann Sie Rechnungen schreiben dürfen: Zeitpunkt, Fristen und Pflichtangaben für Gründer
Die erste Rechnung fühlt sich oft wie ein kleiner Meilenstein an: Aus der Idee ist ein Auftrag geworden, jetzt soll zum ersten Mal Geld fließen. Gleichzeitig möchte niemand direkt am Anfang einen formalen Fehler machen, der später Korrekturen, Rückfragen oder Unsicherheit auslöst.
Wichtig ist vor allem, in welcher Gründungsphase Sie sich befinden und ob Ihre Rechnung die steuerlichen Pflichtangaben erfüllt.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
Wann Sie Rechnungen schreiben dürfen, hängt vom Zeitpunkt der Leistung und vom Stand Ihrer Gründung ab. Diese Punkte sollten Sie kennen:
- Rechnungen werden häufig nach der Leistungserbringung gestellt. Anzahlungen oder Abschlagszahlungen können je nach Vereinbarung auch vorher abgerechnet werden.
- Bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen muss die Rechnung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden.
- Vor dem Notartermin existiert Ihre GmbH rechtlich noch nicht. Eine Rückdatierung von Rechnungen auf die spätere Gesellschaft ist nicht möglich.
- Zwischen Beurkundung und Handelsregistereintragung kann die Gesellschaft als GmbH in Gründung am Geschäftsverkehr teilnehmen. Dabei sollte der Zusatz „i. G.“ oder „in Gründung“ verwendet werden.
- Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält die Pflichtangaben nach § 14 UStG, von der Steuernummer bis zur fortlaufenden Rechnungsnummer.
Ab wann dürfen Gründer Rechnungen schreiben?
Eine Rechnung dokumentiert eine Leistung, eine Lieferung oder eine vereinbarte Zahlung. In vielen Fällen wird sie nach der Leistungserbringung gestellt. Bei Anzahlungen oder Abschlagszahlungen, etwa bei längeren Projekten, kann sie auch vor Abschluss der Leistung ausgestellt werden, wenn dies vereinbart ist. Solche Anzahlungsrechnungen sollten als solche erkennbar sein und werden in der Endabrechnung berücksichtigt.
Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit steuerlich erfasst ist und, soweit erforderlich, gewerblich angemeldet wurde. Welche Anmeldung nötig ist, hängt von der Tätigkeit und der Rechtsform ab. Wie die steuerliche Erfassung abläuft, erklären wir im Beitrag zur Anmeldung beim Finanzamt. Einen neutralen Einstieg in die Grundlagen bietet auch das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums (existenzgruender.de).
Rechnung vor GmbH-Eintragung: Was gilt in welcher Gründungsphase?
Besonders viele Fragen entstehen, wenn die ersten Aufträge schon laufen, die GmbH aber noch nicht im Handelsregister steht. Das ist eine ganz typische Situation, denn kaum ein Gründer wartet mit der Akquise, bis alle Formalitäten erledigt sind. Entscheidend ist, in welcher Phase der Gründung Sie sich befinden.
Vor dem Notartermin: Die GmbH existiert noch nicht
Solange der Gesellschaftsvertrag nicht beurkundet ist, gibt es Ihre GmbH rechtlich nicht. Wer in dieser Zeit bereits Leistungen erbringt, handelt regelmäßig persönlich oder, bei mehreren Beteiligten, möglicherweise in einer Vorgründungsgesellschaft. Welche rechtliche Einordnung im Einzelfall gilt, sollte bei Unsicherheit geprüft werden. Auf dieser Grundlage kann abgerechnet werden, wenn die Tätigkeit entsprechend steuerlich erfasst und, soweit erforderlich, angemeldet ist.
Was nicht funktioniert: Leistungen aus dieser Zeit nachträglich der späteren GmbH zuzuordnen. Eine steuerliche Rückwirkung auf die Zeit vor dem Notartermin gibt es nicht, eine Rückdatierung von Rechnungen ist also keine Option. Was das für Ihre persönliche Haftung bedeutet, erklären wir im Beitrag zu den Haftungsfragen bis zur Eintragung.
Rechnungen schreiben als GmbH in Gründung
Mit der notariellen Beurkundung entsteht die sogenannte GmbH in Gründung, kurz GmbH i. G. Sie kann bereits am Geschäftsverkehr teilnehmen. Steuerlich wird die Phase zwischen Notarvertrag und Handelsregistereintragung regelmäßig so behandelt, als habe die GmbH seit dem Notarvertrag bestanden, sodass Rechnungen auf dieser Grundlage laufen können.
Gerade in dieser Phase ist die Unsicherheit oft groß: Die Gründung ist schon auf dem Weg, aber noch nicht abgeschlossen. Deshalb ist es wichtig, nach außen klar zu zeigen, dass die Gesellschaft noch in Gründung ist, zum Beispiel durch den Zusatz „GmbH i. G.“. Beachten Sie außerdem, dass in dieser Phase besondere Haftungsfragen entstehen können.
Beantragen Sie möglichst direkt nach dem Notartermin die Steuernummer über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie online über ELSTER einreichen. Da Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu den Pflichtangaben gehören, sollte die erste Rechnung mit Umsatzsteuerausweis möglichst erst ausgestellt werden, wenn eine dieser Nummern vorliegt. Falls bereits vorher abgerechnet werden muss, stimmen Sie das Vorgehen am besten mit Ihrer Steuerberatung ab und berichtigen die Rechnung gegebenenfalls später.
Viele Gründer möchten am liebsten direkt nach dem Notartermin die erste Rechnung schreiben, oft fehlt aber noch das Geschäftskonto für den Zahlungseingang. Kümmern Sie sich deshalb früh um die Kontoeröffnung, denn ohne eingezahltes Stammkapital geht es auch mit der Eintragung nicht weiter. Wie das abläuft, zeigt unser Beitrag zur Eröffnung des Geschäftskontos.
Nach der Eintragung: Vollständige Angaben verwenden
Nach der Eintragung entfällt der Zusatz „i. G.“ und die Gesellschaft tritt als GmbH auf. Auf Geschäftsbriefen und Rechnungen sollten nun die vollständigen Gesellschaftsangaben verwendet werden, insbesondere Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführung. Für Rechnungen kommen die Pflichtangaben nach § 14 UStG hinzu. Rechnungen, die Sie zuvor korrekt als GmbH i. G. gestellt haben, müssen Sie nicht neu schreiben. Einen Überblick über die Struktur Ihrer Gesellschaft gibt unser Beitrag zum Aufbau einer Gesellschaft.
Diese Fristen gelten für Ihre Rechnungen
Beim Zeitpunkt der Rechnungsstellung gibt es nicht nur ein „ab wann“, sondern auch ein „bis wann“. Das wird im Gründungsalltag leicht übersehen, wenn andere Themen drängen.
- Leistungen an Unternehmer und juristische Personen: Bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen muss die Rechnung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Diese Frist ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz.
- Leistungen an Privatkunden: Hier besteht meist keine gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung. Eine Ausnahme betrifft insbesondere bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Bau- oder Handwerksleistungen. Auch für solche Fälle gilt grundsätzlich die Frist von sechs Monaten.
Unabhängig von diesen Fristen lohnt es sich, zeitnah abzurechnen. Zahlungsansprüche verjähren regelmäßig nach drei Jahren, wobei die Frist grundsätzlich erst mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Gerade in der Anfangsphase ist Liquidität oft der entscheidende Faktor. Wer Rechnungen monatelang liegen lässt, verschenkt Planbarkeit und riskiert unnötige Diskussionen mit Kunden.
Pflichtangaben: Das gehört auf jede Rechnung
Damit eine Rechnung steuerlich ordnungsgemäß ist und Ihr Kunde die Vorsteuer geltend machen kann, muss sie die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- anzuwendender Steuersatz sowie Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- bei Vorauszahlungen: Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt
Sinnvolle Ergänzungen
Praktisch bewährt haben sich außerdem ein klares Zahlungsziel, Ihre Bankverbindung, Kontaktdaten und die eindeutige Bezeichnung als „Rechnung“. Bei Geschäften mit Unternehmen im EU-Ausland kann das Reverse-Charge-Verfahren greifen: Dann gehören beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf die Rechnung sowie der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Solche Fälle klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Sonderfälle: Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung sollte ein Hinweis stehen, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Erforderlich sind unter anderem Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Bruttobetrag sowie der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
E-Rechnung: Das gilt aktuell
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen verwendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich grundsätzlich umfassend. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Private Endkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.
Für Gründer heißt das: Setzen Sie von Anfang an auf eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen erstellen und empfangen kann. Dann sind Sie auf die kommenden Anforderungen besser vorbereitet.
Typische Fehler beim Rechnungen schreiben
Viele Fehler entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil in der Gründungsphase vieles gleichzeitig passiert: Notartermin, Geschäftskonto, Steuernummer, erste Aufträge und erste Kundengespräche. Eine klare Reihenfolge hilft, den Überblick zu behalten. Diese Punkte gehen dabei am häufigsten unter:
- Die Rechnungsnummer fehlt oder wird doppelt vergeben.
- Der Leistungszeitpunkt ist nicht angegeben, das Rechnungsdatum allein reicht nicht.
- Adressen sind unvollständig oder veraltet.
- Die Rechnung wird mit Umsatzsteuerausweis gestellt, bevor Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegen, und muss später berichtigt werden.
- Leistungen aus der Zeit vor dem Notartermin werden der GmbH zugeordnet.
- Die Gesellschaft tritt vor der Eintragung ohne den Zusatz „in Gründung“ auf.
- Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung fehlt oder es wird Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl die Regelung genutzt wird.
- Bei Reverse-Charge-Geschäften fehlt der vorgeschriebene Hinweis.
- Die Sechsmonatsfrist im Geschäft mit Unternehmern wird übersehen.
Mehr aus der Serie: Vorbereitung auf die Gründung
Notartermin vereinbaren
Gern begleiten wir Sie bei der rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung Ihrer Gründung. Vereinbaren Sie frühzeitig einen Notartermin, um offene Fragen zu klären und den Ablauf strukturiert zu planen.
Häufige Fragen zum Rechnungen schreiben
Ja, nach der notariellen Beurkundung kann die GmbH in Gründung grundsätzlich am Geschäftsverkehr teilnehmen und Rechnungen stellen, mit dem Zusatz „i. G.“. Vor dem Notartermin existiert die GmbH noch nicht, Leistungen aus dieser Phase müssen anders zugeordnet werden.
Nein. Für Leistungen vor dem Notartermin gibt es keine steuerliche Rückwirkung auf die spätere GmbH. Diese Leistungen rechnen Sie persönlich oder über die jeweils bestehende Gesellschaft ab.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehören zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung. Liegt noch keine Nummer vor, stimmen Sie das Vorgehen am besten mit Ihrer Steuerberatung ab und berichtigen die Rechnung später gegebenenfalls.
Eine verspätete Rechnungsausstellung kann steuerliche Folgen haben und unter Umständen als Ordnungswidrigkeit gewertet werden. Der Zahlungsanspruch geht dadurch nicht automatisch verloren, trotzdem sollten Sie zeitnah abrechnen.
Meist nicht, eine gesetzliche Pflicht besteht vor allem bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Sinnvoll ist eine Rechnung trotzdem fast immer, schon für Ihre eigene Buchhaltung und einen professionellen Auftritt.
Seit 2025 gilt die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, mit Übergangsregelungen für die Ausstellung bis längstens Ende 2027. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind von der Ausstellungspflicht aber ausgenommen.
Daniel ★ ★ ★ ★ ★
„Herr Franke und sein Team sind äußerst freundlich, kompetent und die Bearbeitung funktioniert sehr schnell und zuverlässig.“
Von der ersten Rechnung an sauber aufgestellt
Wann Sie Rechnungen schreiben dürfen, hängt eng mit dem Stand Ihrer Gründung zusammen. Gerade zwischen Notartermin, Geschäftskonto, Steuernummer und erster Rechnung hilft eine klare Reihenfolge. So vermeiden Sie spätere Korrekturen und treten gegenüber Kunden von Anfang an professionell auf.
Notar Franke begleitet Ihre GmbH-Gründung von der Beurkundung bis zur Handelsregisteranmeldung. Steuerliche Detailfragen zu Rechnungen, Umsatzsteuer und E-Rechnung klären Sie zusätzlich am besten mit Ihrer Steuerberatung.
