Warum Banken neue GmbHs oft genauer prüfen, und wie Sie sich vorbereiten
Die GmbH ist gegründet, doch bei der Eröffnung des Geschäftskontos verlangt die Bank weitere Unterlagen und stellt Fragen zur Gesellschaft. Das kann mühsam wirken, ist bei neuen Unternehmen aber normal.
Banken müssen die Gesellschaft, ihre Vertreter und die wirtschaftlich Berechtigten prüfen. Mit vollständigen Unterlagen und klaren Angaben lässt sich der Prozess meist deutlich erleichtern.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Banken müssen neue Gesellschaften und die beteiligten Personen nach den gesetzlichen Vorgaben identifizieren und prüfen.
- Häufig benötigt werden unter anderem Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste und Ausweisdokumente.
- Die Bank kann zusätzlich Angaben zur Geschäftstätigkeit, zu erwarteten Zahlungen und zu wirtschaftlich Berechtigten verlangen.
- Bei ausländischen Beteiligten oder komplexen Eigentumsverhältnissen kann die Prüfung mehr Zeit und zusätzliche Unterlagen erfordern.
- Unvollständige oder widersprüchliche Angaben führen häufig zu Rückfragen und Verzögerungen.
- Eine Bank kann die Kontoeröffnung nach ihrer eigenen Risikoprüfung ablehnen. Einen allgemeinen Anspruch einer GmbH auf ein Geschäftskonto gibt es nicht.
Warum Banken neue GmbHs genauer prüfen
Banken sind gesetzlich verpflichtet, jeden Neukunden zu prüfen. Grundlage ist das Geldwäschegesetz (GwG). Bei Kapitalgesellschaften fällt diese Prüfung intensiver aus, denn eine frisch gegründete GmbH hat noch keine Kontohistorie, an der sich die Bank orientieren könnte. Hintergründe zum Gesetz finden Sie bei der BaFin. Wichtig zu verstehen: Das ist kein Misstrauen gegen Sie persönlich, sondern ein vorgeschriebener Prozess.
Warum die Bank nicht gegen Sie arbeitet
Viele Gründer empfinden die Nachfragen der Bank als Misstrauen oder als Zeichen, dass mit ihrer Gesellschaft etwas nicht stimmt. Das Gegenteil ist der Fall. Die Bank erfüllt damit gesetzliche Pflichten, die für jeden Neukunden gelten, und sie hat selbst ein Interesse daran, Sie zügig als Kunden aufzunehmen. Je vollständiger Ihre Unterlagen sind und je klarer Sie die Fragen beantworten, desto schneller ist die Prüfung abgeschlossen. Sehen Sie die Rückfragen also weniger als Hürde und mehr als Checkliste, die Sie gemeinsam mit der Bank abarbeiten.
Welche Unterlagen Banken typischerweise verlangen
Wenn Sie diese Dokumente von Anfang an bereithalten, sparen Sie sich Rückfragen:
- aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als drei Monate
- Gesellschaftsvertrag oder notariell beurkundete Satzung
- aktuelle Gesellschafterliste aus dem Handelsregister
- Personalausweis oder Reisepass aller Gesellschafter und Geschäftsführer
- Nachweis über die Stammkapitaleinzahlung, je nach Bank
- kurze Beschreibung Ihrer geplanten Geschäftstätigkeit
- bei ausländischen Gesellschaftern zusätzliche Legitimationsdokumente
Fragen Sie nach dem Notartermin direkt nach einer beglaubigten Abschrift des Gesellschaftsvertrags. Dieses Dokument beschleunigt die Kontoeröffnung erheblich, weil Banken es als Erstnachweis akzeptieren, noch bevor der finale Handelsregisterauszug vorliegt.
Häufige Rückfragen der Banken, und wie Sie souverän antworten
Auf diese Fragen sollten Sie vorbereitet sein:
- „Was genau macht Ihre Gesellschaft?“ Antworten Sie kurz und klar auf Basis Ihres Unternehmensgegenstands.
- „Woher kommen die Gesellschafter?“ Halten Sie Ausweisdokumente und gegebenenfalls einen Adressnachweis bereit.
- „Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte?“ Das sind Gesellschafter mit mehr als 25 Prozent Anteil. Ein Transparenzregistereintrag hilft hier.
- „Gibt es Verbindungen ins Ausland?“ Antworten Sie ehrlich und klar, gute Vorbereitung erspart Rückfragen.
Besonderheiten bei ausländischen Gesellschaftern
Bei Gesellschaftern aus dem Ausland prüfen Banken besonders sorgfältig, das nennt sich erhöhte Sorgfaltspflicht. Häufig nötig sind beglaubigte Übersetzungen und teils apostillierte Unterlagen. Planen Sie zeitlich zwei bis vier Wochen mehr ein als bei rein deutschen Gesellschaften.
Sprechen Sie bei ausländischen Gesellschaftern frühzeitig mit dem Notar. Manche Unterlagen lassen sich schon im Rahmen des Notartermins vorbereiten. Wie das bei der Beurkundung aussieht, zeigt der Beitrag Besonderheiten bei ausländischen Gesellschaftern.
Warum Konten manchmal abgelehnt werden
Eine Ablehnung fühlt sich frustrierend an, hat aber meist nachvollziehbare Gründe:
- ein unklarer oder sehr weiter Unternehmensgegenstand, etwa „Handel mit allen zulässigen Waren“
- unvollständige Unterlagen
- fehlende oder unklare wirtschaftlich Berechtigte
- eine Branche mit erhöhtem Risikoprofil, etwa Krypto oder Bargeldhandel
Was dann hilft: einfach eine andere Bank versuchen. Onlinebanken haben für neue GmbHs oft weniger bürokratische Hürden.
Wenn eine Bank das Konto ohne genaue Begründung ablehnt: nicht entmutigen lassen. Manchmal passt die Branche schlicht nicht ins Risikoprofil dieser einen Bank. Eine andere Bank hat damit oft kein Problem.
Onlinebank oder Filialbank: was passt zum Start?
Beide haben ihre Berechtigung, je nachdem, was Sie brauchen:
- Filialbanken bieten in der Regel mehr Leistungen und persönliche Beratung vor Ort, prüfen dafür aber oft etwas länger.
- Spezialisierte Onlinebanken und Fintech-Anbieter sind meist schneller eröffnet und verlangen weniger Dokumente.
Für die ersten Monate kann eine Onlinebank ideal sein, um schnell handlungsfähig zu werden. Langfristig lohnt sich oft zusätzlich eine Filialbank für größere Transaktionen und Kreditlinien. Hilfreich für die Auswahl ist der Beitrag Geschäftskonto eröffnen.
Wann Sie das Konto eröffnen sollten
Am besten direkt nach der Eintragung ins Handelsregister, dann liegt der Handelsregisterauszug vor. Eine Ausnahme ist die Stammkapitaleinzahlung: Dafür brauchen Sie schon vor der Eintragung ein spezielles Einzahlungskonto. Wie das abläuft, erklärt der Beitrag Stammkapital einzahlen (interner Link: Stammkapital einzahlen). Je früher das Konto steht, desto schneller können Sie Rechnungen schreiben und Zahlungen empfangen.
Bei ausländischen Gesellschaftern bitte vier bis sechs Wochen für die Kontoeröffnung einplanen. Nicht, weil etwas schwierig wäre, sondern weil die Legitimationsprüfungen schlicht Zeit brauchen. Wer das von Anfang an einkalkuliert, gerät nicht unter Druck.
Keine Sorge: Fast jede GmbH bekommt ein Konto
Banken prüfen neue GmbHs nicht, weil sie Gründern misstrauen, sondern weil sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Fast alle neuen Gesellschaften bekommen ein Konto, manchmal braucht es etwas Geduld. Wer die Unterlagen vollständig bereithält und die Fragen der Bank klar beantwortet, verkürzt den Prozess erheblich.
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Häufige Fragen rund um Bank und Geschäftskonto
In der Regel direkt nach der Eintragung ins Handelsregister, weil Sie dann den Auszug vorlegen können. Für die Stammkapitaleinzahlung gibt es ein spezielles Einzahlungskonto schon vor der Eintragung.
Der Gesellschaftsvertrag zeigt der Bank, wer die Gesellschaft führt, wem sie gehört und was sie tut. Das ist Teil der gesetzlichen Prüfpflicht und hilft, Sie als Kunden klar einzuordnen.
Das ist jede natürliche Person, die mehr als 25 Prozent an der Gesellschaft hält oder sie kontrolliert. Die Bank muss diese Person aus Gründen der Geldwäscheprävention kennen.
Ja, das kann passieren, wenn Ihre Branche nicht ins Risikoprofil dieser Bank passt. Das ist kein Urteil über Sie. Eine andere Bank eröffnet das Konto dann meist ohne Probleme.
Für einen schnellen Start eignet sich oft eine Onlinebank. Für größere Transaktionen und Kreditlinien ist eine Filialbank langfristig sinnvoll. Viele Gründer kombinieren beides.
Dann prüft die Bank besonders sorgfältig und verlangt oft beglaubigte oder apostillierte Unterlagen. Planen Sie mehr Zeit ein und sprechen Sie frühzeitig mit dem Notar.
Mira ★ ★ ★ ★ ★
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