Die ersten Wochen nach der Gründung: Was jetzt wichtig ist
Der Notartermin ist geschafft, doch damit beginnt die eigentliche Organisation erst. In den ersten Wochen folgen unter anderem die Einzahlung des Stammkapitals, die Handelsregistereintragung, steuerliche Meldungen und weitere Formalitäten.
Welche Schritte konkret notwendig sind, hängt von Tätigkeit, Branche, Beschäftigten und möglichen Genehmigungspflichten ab.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
Nach der Beurkundung laufen mehrere Schritte parallel. Nicht alles erledigt sich automatisch.
- Die erforderlichen Bareinlagen müssen vor der Einreichung der Handelsregisteranmeldung geleistet sein.
- Bis zur Eintragung handelt die Gesellschaft als GmbH oder UG „in Gründung“ und muss den Zusatz „i. G.“ führen.
- Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung und Meldungen an weitere Stellen hängen vom tatsächlichen Beginn der Tätigkeit ab.
- Wirtschaftlich Berechtigte müssen nach der Handelsregistereintragung an das Transparenzregister gemeldet werden.
- Wer Beschäftigte einstellt, benötigt unter anderem eine Betriebsnummer und muss die Sozialversicherungsmeldungen vorbereiten.
- Buchhaltung, Belege, Zuständigkeiten und geschäftliche Post sollten von Anfang an sauber organisiert werden.
- Zahlungsaufforderungen mit Registerbezug sollten sorgfältig geprüft werden, da nicht jedes Schreiben von einer offiziellen Stelle stammt.
Aufgaben und Fristen in den ersten Wochen
Die Aufgaben lassen sich grob in die Zeit unmittelbar nach dem Notartermin, die Phase rund um Anmeldung und Eintragung sowie den laufenden Aufbau einordnen. Die Schritte können sich überschneiden; entscheidend sind der tatsächliche Beginn der Geschäftstätigkeit und die jeweils geltenden Meldepflichten.
| Aufgabe | Worum es geht | Zeitpunkt oder Frist |
|---|---|---|
| Bareinlage einzahlen | Erforderliche Bareinlage leisten und die freie Verfügung der Geschäftsführung sicherstellen; in der Praxis erfolgt dies meist über ein Geschäftskonto. | Vor Einreichung der Handelsregisteranmeldung |
| Handelsregisteranmeldung | Anmeldung durch die Geschäftsführung, vorbereitet und eingereicht über das Notariat. | Sobald die Voraussetzungen vorliegen |
| Gewerbeanmeldung | Anzeige des Gewerbes bei der zuständigen Behörde. | Grundsätzlich bei Aufnahme des Gewerbes |
| Steuerlicher Fragebogen | Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER an das Finanzamt. | Grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Betriebseröffnung |
| Unfallversicherungsträger | Meldung des Unternehmensbeginns an den zuständigen Unfallversicherungsträger. | Grundsätzlich innerhalb einer Woche; die Gewerbeanmeldung kann die Meldung erfüllen |
| Transparenzregister | Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln und Meldung veranlassen oder vorhandene Angaben prüfen. | Unverzüglich nach der Handelsregistereintragung |
| Betriebsnummer | Wird für die Sozialversicherungsmeldungen von Beschäftigten benötigt. | Vor den ersten Sozialversicherungsmeldungen |
Unmittelbar nach dem Notartermin
Die Gesellschaft in Gründung
Nach der Beurkundung bereitet das Notariat die weiteren Schritte vor, insbesondere die Anmeldung zum Handelsregister. Für Sie beginnt damit eine Zwischenphase, in der die Gesellschaft zwar gegründet, aber noch nicht eingetragen ist.
Mit der Beurkundung entsteht zunächst eine Gesellschaft in Gründung, häufig als Vor-GmbH oder Vor-UG bezeichnet. Bis zur Eintragung muss sie im Geschäftsverkehr den Zusatz „i. G.“ führen. Sie kann bereits Verträge schließen und geschäftlich tätig werden, ist aber noch nicht als GmbH oder UG im Handelsregister eingetragen. Wer in dieser Phase im Namen der Gesellschaft handelt, kann persönlich und gesamtschuldnerisch haften. Die Einzelheiten der Haftung in der Gründungsphase behandeln wir in einem gesonderten Beitrag.
Größere Verträge oder langfristige Verpflichtungen sollten in dieser Übergangsphase erst eingegangen werden, wenn klar ist, wer Vertragspartner wird und welche Haftungsfolgen entstehen können.
Geschäftskonto und Stammkapital
In der Praxis wird nach der Beurkundung meist ein Geschäftskonto auf den Namen der Gesellschaft in Gründung eröffnet. Über dieses Konto werden die vor der Einreichung der Handelsregisteranmeldung erforderlichen Bareinlagen üblicherweise geleistet.
Bei einer GmbH müssen grundsätzlich auf jeden Geschäftsanteil mindestens 25 Prozent und insgesamt mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein. Bei einer UG muss das vereinbarte Stammkapital vor der Anmeldung vollständig als Bareinlage geleistet werden; Sacheinlagen sind bei ihrer Gründung ausgeschlossen.
Die Geschäftsführer müssen in der Handelsregisteranmeldung versichern, dass die erforderlichen Einlagen erbracht wurden und der Geschäftsführung zur freien Verfügung stehen. Welche Unterlagen das Notariat vor der Einreichung benötigt, richtet sich nach dem konkreten Vorgang. Häufig wird dafür ein Kontoauszug oder eine Bankbestätigung angefordert. Auch das Registergericht kann bei Zweifeln weitere Nachweise verlangen.
Für Sacheinlagen und andere abweichende Gestaltungen gelten zusätzliche Anforderungen, die vorab mit dem Notariat abgestimmt werden sollten. Ob und wie schnell ein Geschäftskonto eröffnet wird, entscheidet die jeweilige Bank. Die Abläufe und Anforderungen unterscheiden sich von Institut zu Institut, weshalb Sie für diesen Schritt etwas Zeit einplanen sollten.
Anmeldung und Eintragung im Handelsregister
Sobald die Voraussetzungen für die Einreichung vorliegen, meldet die Geschäftsführung die Gesellschaft zur Eintragung in das Handelsregister an. Das Notariat bereitet die Anmeldung üblicherweise vor, beglaubigt die Unterschriften und übermittelt die Unterlagen elektronisch an das zuständige Registergericht.
Das Registergericht prüft die Anmeldung anschließend eigenständig. Dabei sind Rückfragen oder Beanstandungen möglich, etwa wenn Angaben ergänzt oder korrigiert werden müssen. Wie lange die Eintragung dauert, lässt sich nicht vollständig vom Notariat steuern, da die Bearbeitung beim Gericht liegt. Eine genauere Einordnung finden Sie im gesonderten Beitrag zur Dauer der Gründung.
Mit der Eintragung entsteht die GmbH oder UG als juristische Person. Der Zusatz „i. G.“ entfällt, und die eingetragenen Daten sind über das Handelsregister öffentlich abrufbar. Über die erfolgte Eintragung informiert eine Eintragungsmitteilung, die den Zeitpunkt und die eingetragenen Daten dokumentiert. Sie sollten diese Mitteilung sorgfältig prüfen und aufbewahren.
Meldungen an Behörden und Register
Gewerbeanmeldung
Je nach Tätigkeit kann eine Gewerbeanmeldung erforderlich sein. Nicht jede selbstständige Tätigkeit gilt automatisch als Gewerbe, und ob eine Anmeldung nötig ist, hängt von der konkreten Tätigkeit der Gesellschaft ab.
Bei bestimmten Tätigkeiten können zusätzliche Genehmigungen, Erlaubnisse oder Nachweise erforderlich sein, etwa in erlaubnispflichtigen oder überwachungsbedürftigen Bereichen.
Handelsregistereintragung und Gewerbeanmeldung sind zwei getrennte Vorgänge. Die Gewerbeanmeldung richtet sich grundsätzlich danach, wann die gewerbliche Tätigkeit aufgenommen wird, und nicht pauschal nach dem Tag der Handelsregistereintragung. Beginnt die Gesellschaft bereits als GmbH oder UG in Gründung mit dem Geschäftsbetrieb, kann die Anmeldung schon vor der Eintragung erforderlich sein. Welche Unterlagen die zuständige Behörde verlangt, kann sich örtlich unterscheiden.
Steuerliche Erfassung
Die Betriebseröffnung muss dem Finanzamt grundsätzlich innerhalb eines Monats elektronisch über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitgeteilt werden. Der Fragebogen für Kapitalgesellschaften wird über ELSTER übermittelt. Warten Sie damit nicht darauf, dass sich das Finanzamt zunächst bei Ihnen meldet.
Nach der Prüfung vergibt das Finanzamt die Steuernummer. Eine benötigte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann bei der Neugründung im Fragebogen beantragt werden; sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Im Fragebogen werden unter anderem die Tätigkeit, erwartete Umsätze, Beschäftigte und umsatzsteuerliche Angaben abgefragt.
Weil einige dieser Angaben Folgen für die spätere Besteuerung haben, ist eine frühzeitige steuerliche Beratung sinnvoll. Steuerliche Fragen und Wahlrechte gehören nicht in den Aufgabenbereich des Notariats, sondern in die steuerliche Beratung.
Transparenzregister
GmbHs und UGs müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten grundsätzlich an das Transparenzregister melden. Wirtschaftlich berechtigt sind insbesondere natürliche Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben. Kann trotz umfassender Prüfung keine solche Person ermittelt werden, gelten grundsätzlich die gesetzlichen Vertreter als wirtschaftlich Berechtigte.
Die Eintragung im Handelsregister ersetzt diese Meldung nicht. Die Angaben müssen elektronisch an das Transparenzregister übermittelt, aktuell gehalten und bei Änderungen unverzüglich angepasst werden.
Praxistipp aus der Kanzlei: Im Zusammenhang mit dem Transparenzregister kommen häufig Schreiben und Zahlungsaufforderungen in Umlauf, die nicht von einer offiziellen Stelle stammen. Prüfen Sie Absender und Zahlungsgrund sorgfältig, bevor Sie auf eine solche Aufforderung reagieren.
Kammern, Unfallversicherung und Beschäftigte
Je nach Unternehmen können nach der Gründung weitere Stellen relevant werden. Nicht alle der folgenden Punkte gelten für jedes Unternehmen:
- zuständige Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer oder bei gemischten Tätigkeiten gegebenenfalls beide Kammern
- zuständiger Unfallversicherungsträger beziehungsweise Berufsgenossenschaft
- Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, bevor Beschäftigte zur Sozialversicherung gemeldet werden
- Krankenkassen und weitere Sozialversicherungsträger bei Beschäftigten
- branchenspezifische Behörden, Kammern oder Genehmigungsstellen
Der Beginn des Unternehmens muss grundsätzlich innerhalb einer Woche dem zuständigen Unfallversicherungsträger gemeldet werden. Bei einem gewerbeanzeigepflichtigen Unternehmen gilt diese Pflicht als erfüllt, wenn die Gewerbeanmeldung innerhalb dieser Frist vorgenommen wurde. Die Meldepflicht besteht auch dann, wenn zunächst keine Mitarbeitenden beschäftigt werden.
Sollen Beschäftigte eingestellt werden, wird für die Sozialversicherungsmeldungen eine Betriebsnummer benötigt. Für den Antrag ist seit dem 1. Januar 2024 grundsätzlich die Unternehmensnummer des Unfallversicherungsträgers erforderlich.
Organisation des laufenden Geschäfts
Buchhaltung, Belege und Zuständigkeiten
Die Organisation der Buchhaltung sollte mit den ersten Geschäftsvorfällen beginnen und nicht erst nach der Handelsregistereintragung.
- Geschäftliche und private Ausgaben von Beginn an konsequent trennen
- Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Belege geordnet ablegen
- Zuständigkeiten für Buchhaltung, Zahlungen und Fristen festlegen
- eine geschäftliche E-Mail-Adresse und den Posteingang regelmäßig kontrollieren
- die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und Rechnungen prüfen
- Liquidität und anstehende Zahlungen im Blick behalten
Gerade wenn gleichzeitig Schreiben von Bank, Finanzamt, Registergericht und Kammern eintreffen, helfen klare Zuständigkeiten und eine vollständige Ablage dabei, Fristen und Nachweise nicht aus dem Blick zu verlieren.
Offizielle Post und Zahlungsaufforderungen
Sobald die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, treffen häufig verschiedene Schreiben ein. Ein Teil davon ist offizielle Post, etwa vom Finanzamt oder von einer Kammer. Daneben erreichen viele Gründer:innen aber auch privatwirtschaftliche Angebote oder Schreiben, die wie eine amtliche Rechnung gestaltet sind.
Nicht jede Rechnung mit Registerbezug ist eine behördliche Forderung. Manche Schreiben erwecken bewusst diesen Eindruck, obwohl es sich um ein kostenpflichtiges Angebot handelt, etwa für die Aufnahme in ein privates Verzeichnis. Prüfen Sie deshalb bei jedem Schreiben den Absender, den Zahlungsgrund, die angegebene Kontoverbindung und die offizielle Zuständigkeit.
Wenn unklar ist, ob eine Forderung berechtigt ist, sollte sie vor der Zahlung geprüft werden. Nicht jedes privatwirtschaftliche Schreiben ist unzulässig, es handelt sich aber häufig um ein freiwilliges kostenpflichtiges Angebot und nicht um eine amtliche Gebühr.
Verträge, Versicherungen und weitere Grundlagen
Neben den formalen Schritten geht es in den ersten Wochen auch um die betrieblichen Grundlagen. Dazu gehören etwa der Mietvertrag für Geschäftsräume, betriebliche Versicherungen, Geschäftsbedingungen und weitere laufende Verträge.
Prüfen Sie bei bereits geschlossenen Verträgen, wer tatsächlich Vertragspartner geworden ist. Verträge, die nach der Beurkundung wirksam im Namen der Gesellschaft in Gründung geschlossen wurden, werden mit der Eintragung grundsätzlich von der eingetragenen Gesellschaft fortgeführt. Wurden Verträge dagegen bereits vor der Beurkundung oder im eigenen Namen einer gründenden Person abgeschlossen, kann eine Vertragsübernahme oder Anpassung erforderlich sein.
Je nach Geschäftsmodell kommen weitere Themen hinzu, etwa Pflichtangaben auf der Website, Datenschutz, betriebliche Versicherungen sowie bei Beschäftigten Arbeitsverträge und Lohnabrechnung. Welche Anforderungen gelten, hängt von Tätigkeit und Organisation des Unternehmens ab.
Mehr aus der Serie: Vorbereitung auf die Gründung
Notartermin vereinbaren
Gern begleiten wir Sie bei der rechtssicheren Vorbereitung und Durchführung Ihrer Gründung. Vereinbaren Sie frühzeitig einen Notartermin, um offene Fragen zu klären und den Ablauf strukturiert zu planen.
Häufig gestellte Fragen zu der ersten Woche nach der Gründung
Vollständig automatisch geschieht nach der Beurkundung nur wenig. Das Notariat bereitet die Handelsregisteranmeldung üblicherweise vor und übermittelt sie, sobald die Anmeldung unterzeichnet ist und die Voraussetzungen für die Einreichung vorliegen. Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung, Transparenzregister und weitere betriebliche Meldungen müssen die Gesellschaft beziehungsweise ihre Geschäftsführung grundsätzlich selbst veranlassen. Einzelne Behörden tauschen zwar Daten untereinander aus, dies ersetzt aber nicht automatisch sämtliche Meldepflichten.
Die Gesellschaft in Gründung kann bereits vor der Handelsregistereintragung Verträge schließen und geschäftlich tätig werden. Dabei muss sie den Zusatz „i. G.“ verwenden. Wer in dieser Phase für die Gesellschaft handelt, kann persönlich haften, weshalb größere Verpflichtungen vorab sorgfältig geprüft werden sollten.
Die Gewerbeanmeldung richtet sich grundsätzlich nach der Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit und nicht allein nach der Handelsregistereintragung. Beginnt der Geschäftsbetrieb bereits während der Gründungsphase, kann die Anmeldung schon vor der Eintragung erforderlich sein. Die zuständige Behörde kann je nach Ort unterschiedliche Unterlagen verlangen.
Das Finanzamt vergibt die Steuernummer nach Prüfung des elektronisch übermittelten Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Der Fragebogen muss grundsätzlich innerhalb eines Monats nach der Betriebseröffnung eingereicht werden. Eine feste Bearbeitungsdauer lässt sich nicht zusagen.
Ja, GmbHs und UGs müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten grundsätzlich an das Transparenzregister melden. Die Handelsregistereintragung ersetzt diese Meldung nicht. Auch Änderungen der gemeldeten Angaben müssen unverzüglich aktualisiert werden.
Der Beginn des Unternehmens muss grundsätzlich auch ohne Beschäftigte innerhalb einer Woche dem zuständigen Unfallversicherungsträger gemeldet werden. Bei einem gewerbeanzeigepflichtigen Unternehmen gilt die Meldepflicht als erfüllt, wenn die Gewerbeanmeldung innerhalb dieser Frist vorgenommen wurde. Ob die Geschäftsführer oder Gesellschafter selbst gesetzlich unfallversichert sind, ist davon zu unterscheiden.
Alex ★ ★ ★ ★ ★
„Unseren Termin wurde mit sehr großer Sorgfalt und gleichzeitig sehr verständlich durchgeführt. Nochmals vielen herzlichen Dank.“
Was in den ersten Wochen besonders wichtig ist
In den ersten Wochen sollten zunächst die Voraussetzungen für die Handelsregistereintragung und fristgebundene Meldungen erledigt werden. Danach können Buchhaltung, Versicherungen, Posteingang und interne Zuständigkeiten geordnet aufgebaut werden.
Bei Fragen zum notariellen Gründungsverfahren, zur Handelsregisteranmeldung oder zu späteren beurkundungs- oder beglaubigungsbedürftigen Änderungen unterstützt das Notariat. Steuerliche Fragen gehören in die Steuerberatung.
